在工程招標(biāo)活動(dòng)中，一些招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)工作人員不注意保密工作，使招標(biāo)委托方和招標(biāo)代理受到一定的損失。一些投標(biāo)人采取不正當(dāng)手段了解公開(kāi)信息以外包括標(biāo)底、評(píng)委情況以及潛在投標(biāo)人的名稱、數(shù)量等其他信息而一旦這些信息泄露勢(shì)必會(huì)給不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)造成可乘之機(jī)。一方面會(huì)損害招標(biāo)人利益，使招標(biāo)活動(dòng)難以達(dá)到預(yù)期的目的，另一方面也會(huì)因?yàn)椴还礁?jìng)爭(zhēng)中使某些投標(biāo)人在投票過(guò)程中處于不利地位，從而損害正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)的投票人的合法權(quán)益。規(guī)定招標(biāo)人的信息保密義務(wù)對(duì)于規(guī)范招標(biāo)群眾基礎(chǔ)的行為，保證招標(biāo)質(zhì)量，體現(xiàn)“三公”原則，維護(hù)建筑市場(chǎng)健康發(fā)展具有重要意義。根據(jù)工程招標(biāo)的工作特點(diǎn)，做好保密工作，對(duì)規(guī)范工程招標(biāo)行為，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。在工程招標(biāo)保密工作中，要注重以下幾項(xiàng)工作。
1 做好標(biāo)底的保密
標(biāo)底作為評(píng)標(biāo)的主要依據(jù)，是工程招標(biāo)保密工作的重中之重，標(biāo)底如果泄露可能會(huì)導(dǎo)致工程招標(biāo)成本的提高。因此，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)標(biāo)底的立項(xiàng)早申請(qǐng)表的管理，特別是存承包商購(gòu)買標(biāo)書(shū)時(shí)，涉及記載標(biāo)底的文件不能隨意擺放，應(yīng)視同保密材料一樣妥善保管。另外，在標(biāo)底編制時(shí)可以采用“時(shí)間和空間”雙控保密。可以在投標(biāo)書(shū)送達(dá)后再編制標(biāo)底，利用時(shí)間差，或采用異地封閉式編標(biāo)，利用空間羊，可以達(dá)到保密。
2做好工程投標(biāo)情況的保密
投標(biāo)情況主要包括：投標(biāo)人購(gòu)買標(biāo)書(shū)情況及投標(biāo)登情況，投標(biāo)情況的文件主要有《投標(biāo)人購(gòu)買標(biāo)書(shū)情況登記表》和《投標(biāo)保證金交納登記表》。投標(biāo)情況如果泄露可能會(huì)造成投標(biāo)人之間的串通，招標(biāo)價(jià)格的上升，使招標(biāo)委托人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)蒙受損失。因此，對(duì)投標(biāo)情況必須落實(shí)保密措施，嚴(yán)格保密，加強(qiáng)出售標(biāo)書(shū)及投標(biāo)情況的管理，不得向任何單位和個(gè)人透露投標(biāo)的內(nèi)容。在實(shí)踐中，由于投標(biāo)人購(gòu)買標(biāo)書(shū)的日期相對(duì)集中，如果工作人員人手緊張或組織不力，很容易使投標(biāo)人購(gòu)買標(biāo)書(shū)的情況及投標(biāo)保證金的交納情況泄露給投標(biāo)人，因此，招標(biāo)人在接受報(bào)名登記或者出售招標(biāo)文件登記時(shí)，要注意要求每一個(gè)單位填寫(xiě)單獨(dú)的登記表，不能將所有單位登記在一張表格上。對(duì)于登記匯總表，招標(biāo)人必須保密。同時(shí)，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)盡量延長(zhǎng)報(bào)名或者出售招標(biāo)文件的時(shí)問(wèn)，盡可能降低有關(guān)單位無(wú)意中碰面的概率。
3做好資格預(yù)審時(shí)潛在投標(biāo)人的保密以及現(xiàn)場(chǎng)踏勘中標(biāo)人的保密
對(duì)每一個(gè)單位的資格預(yù)審應(yīng)當(dāng)單獨(dú)進(jìn)行。資格預(yù)審結(jié)束后，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)對(duì)資格預(yù)審合格的單位名單予以保密，并以書(shū)面方式單獨(dú)通知每一個(gè)報(bào)名單位其是否通過(guò)資格預(yù)審。另外，根據(jù)“招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定，招標(biāo)人根據(jù)工程招標(biāo)項(xiàng)目的具休情況，可以組織潛在投標(biāo)人踏勘項(xiàng)日現(xiàn)場(chǎng)。由于保密問(wèn)題的存在，招標(biāo)人不能同時(shí)組織所有潛在投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)踏勘。招標(biāo)人可以制定現(xiàn)場(chǎng)踏勘的時(shí)間安排表，然后分別組織潛在投標(biāo)人進(jìn)行踏勘。
4招標(biāo)答疑過(guò)程中潛在投標(biāo)人的保密
雖然《招標(biāo)投標(biāo)法》未對(duì)招標(biāo)答疑進(jìn)行規(guī)定，但是對(duì)于工程項(xiàng)目招標(biāo)來(lái)講，招標(biāo)文件，特別是設(shè)計(jì)圖紙中肯定存在著一些含糊不清或者模棱兩可的地方，招標(biāo)答疑在很多情況下是必須進(jìn)行的。招標(biāo)答疑可以采用書(shū)面方式，由潛在投標(biāo)人以書(shū)面方式向招標(biāo)人提出自己的問(wèn)題，招標(biāo)人根據(jù)所有投標(biāo)人的提問(wèn)，對(duì)這些問(wèn)題逐一作出解答并進(jìn)行匯總后，以書(shū)面方式分別提供給所有招標(biāo)文件的收受人。
5接收投標(biāo)文件過(guò)程中潛在投標(biāo)人的保密
按照《招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，在投標(biāo)文件截止時(shí)間之前的任何時(shí)間，投標(biāo)人向招標(biāo)人遞交投標(biāo)文件都是合法的，并且在投標(biāo)文件截止時(shí)問(wèn)之前，投標(biāo)人可以補(bǔ)充、修改或者撤回已提交的投標(biāo)文件，并書(shū)面通知招標(biāo)人。如果所有潛在投標(biāo)人都在投標(biāo)文件截止時(shí)間之前很短的時(shí)間內(nèi)遞交投標(biāo)文件，那么，潛在投標(biāo)人保密的問(wèn)題還不是很突出。但是如果有個(gè)別潛在投標(biāo)人提前很長(zhǎng)時(shí)間遞交投標(biāo)文件，那么招標(biāo)人在簽收投標(biāo)文件時(shí)必須采取一定的保密措施。因?yàn)槿绻@一時(shí)間段很長(zhǎng)，潛在投標(biāo)人知曉了其他投標(biāo)人的有關(guān)信息后，仍有足夠的時(shí)間補(bǔ)充、修改或者撤回自己已提交的投標(biāo)文件。
6做好投標(biāo)文件的保密
投標(biāo)文件是投標(biāo)人的商業(yè)秘密。既然投標(biāo)人信任招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)也應(yīng)把投標(biāo)人遞交的投標(biāo)文件保存好。因此，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)有義務(wù)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行保密，以避免投標(biāo)人遭受損失。對(duì)十開(kāi)標(biāo)前的投標(biāo)文件一般保密工作做得都不錯(cuò)，對(duì)于開(kāi)標(biāo)后的投標(biāo)文件也應(yīng)給承包商保密，不要泄露投標(biāo)人的商業(yè)秘密。最好是專人負(fù)責(zé)對(duì)投標(biāo)文件的管理，沒(méi)有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的允許不得翻閱投標(biāo)文件。
7做好對(duì)評(píng)標(biāo)專家和評(píng)標(biāo)小組的保密工作
評(píng)標(biāo)小組作為評(píng)標(biāo)的權(quán)力機(jī)構(gòu)，具有決定項(xiàng)目預(yù)中標(biāo)的權(quán)力，同時(shí)也承擔(dān)著公平公正評(píng)標(biāo)的責(zé)任，因此，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對(duì)評(píng)標(biāo)專家的管理以及對(duì)評(píng)標(biāo)小組的保密和監(jiān)督，除招標(biāo)代理饑構(gòu)須在開(kāi)標(biāo)前一天隨機(jī)抽取部分專家名單外，對(duì)于隨機(jī)抽取專家前根據(jù)需要已經(jīng)定下的評(píng)標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)和專家更不能以任何形式向投標(biāo)人和無(wú)關(guān)人員泄露。而對(duì)于專家?guī)斓拿麊纬嚓P(guān)人員知道外，不得透露給投標(biāo)人和相關(guān)人員。
此外，要從根本上加強(qiáng)工程招標(biāo)的保密，還要加強(qiáng)對(duì)工程招你代理機(jī)構(gòu)工作人員相關(guān)保密知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)保密意識(shí)。工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要經(jīng)常組織工作人員對(duì)招標(biāo)投標(biāo)法、政府采購(gòu)法、合同法、反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法、保密法進(jìn)行學(xué)習(xí)，使其做到依法行政，依法招標(biāo)，嚴(yán)格保密紀(jì)律，同時(shí)加大對(duì)泄密問(wèn)題的查處，確保招投標(biāo)活動(dòng)的公正性、公平性。