財(cái)務(wù)包括所有給項(xiàng)目帶來費(fèi)用的收支活動(dòng)，如做預(yù)算、收支計(jì)劃的活動(dòng)和財(cái)務(wù)資源控制。財(cái)務(wù)包括為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成功所需的成本管理(符合預(yù)算的支出)、籌集資金(資金流向組織內(nèi)部)和經(jīng)費(fèi)的內(nèi)部流動(dòng)(資金在組織內(nèi)部流動(dòng))。
這個(gè)能力要素為使個(gè)人能夠確保項(xiàng)目在任何時(shí)候都有充足的財(cái)務(wù)資源，能夠滿足項(xiàng)目的財(cái)務(wù)預(yù)算需求，并且能夠監(jiān)控、匯報(bào)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況以對(duì)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)資源進(jìn)行有效的管理。
首先，個(gè)人需要對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行中必要的成本做估算，即編制預(yù)算。個(gè)人還會(huì)涉及一些需要項(xiàng)目籌集資金或者經(jīng)費(fèi)內(nèi)部流動(dòng)的活動(dòng)。因此個(gè)人必須要搞清楚預(yù)算計(jì)劃和項(xiàng)目的實(shí)際花銷，并找出它們與工作進(jìn)展，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)性。
此外，需要在項(xiàng)目組織的內(nèi)部建立成本管理體系。成本管理體系用于監(jiān)控財(cái)務(wù)狀況并提高關(guān)于財(cái)務(wù)和績(jī)效問題的預(yù)測(cè)水平，以助于個(gè)人能相應(yīng)地做出合適的決策。
個(gè)人需要搞清楚哪些資金是合同規(guī)定的，哪些是期望的。這樣，個(gè)人可以根據(jù)績(jī)效指標(biāo)來預(yù)測(cè)項(xiàng)目未來績(jī)效水平，而且一且有資金漏洞的跡象能夠及時(shí)匯報(bào)項(xiàng)目組織，并建議合適的緩解或解決方案。
“資金”這個(gè)詞主要用于描述項(xiàng)目?jī)?nèi)部資金流動(dòng)的情況；而“財(cái)務(wù)”這個(gè)詞主要用于描述組織為了項(xiàng)目順利實(shí)施而從組織外部獲得資金，如借貸、 合資等。
對(duì)每個(gè)項(xiàng)目來說，對(duì)項(xiàng)目的收支和現(xiàn)金流進(jìn)行管理是非常重要的。項(xiàng)目現(xiàn)金的流入和流出都要經(jīng)常被計(jì)算和評(píng)估，這樣有助于項(xiàng)目組織采取合適的措施來確保項(xiàng)目有充足的經(jīng)費(fèi)。財(cái)務(wù)系統(tǒng)的建立需要與長(zhǎng)期性組織(企業(yè)層級(jí))的財(cái)務(wù)部門或者其他的相關(guān)部門合作。
▶ 關(guān)鍵能力指標(biāo)
1.估算項(xiàng)目成本
個(gè)人要估算(或者如果可能要計(jì)算)實(shí)施該項(xiàng)目所需的費(fèi)用。直接成本，比如勞動(dòng)時(shí)間、原材料、投資、持續(xù)運(yùn)營(yíng)成本、差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等費(fèi)用和間接成本，再比如管理費(fèi)用或特許經(jīng)營(yíng)執(zhí)照費(fèi)用，甚至是機(jī)會(huì)成本，都應(yīng)該進(jìn)行識(shí)別以便把它們估算在內(nèi)。
為了把估算的成本加以分類，在進(jìn)行成本估算時(shí)應(yīng)充分利用成本分解結(jié)構(gòu)(盡可能來源于工作分解結(jié)構(gòu))或者其他適當(dāng)?shù)姆椒?。成本估算往往是根?jù)相關(guān)領(lǐng)城專家的經(jīng)驗(yàn)、歷史數(shù)據(jù)、集體預(yù)測(cè)、自下而上或者其他特定領(lǐng)域的技術(shù)為基礎(chǔ)，采取自上而下的方法進(jìn)行。
整個(gè)項(xiàng)目或者單個(gè)成本類別的成本控制目標(biāo)可以被制定為“自上而下”或“自下而上”。在做預(yù)算時(shí)，個(gè)人也需要了解一些規(guī)范的成本核算標(biāo)準(zhǔn)，這或許可以使預(yù)算做得更加精確(如工程工業(yè)成本計(jì)算標(biāo)準(zhǔn))。此外，根據(jù)具體的行業(yè)及市場(chǎng)上在售的商品和服務(wù)的性質(zhì)，個(gè)人需要會(huì)應(yīng)用合適的成本估算方法。
怎么做？
建立成本結(jié)構(gòu)，以及區(qū)分成本類別
選擇合適的成本估算方法(例如，直接計(jì)算)
通過參照一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)部準(zhǔn)則設(shè)置成本目標(biāo)
2.建立項(xiàng)目預(yù)算
編制預(yù)算與成本估算密切相關(guān)?；诔杀竟浪?，個(gè)人在成本分解結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上編制預(yù)算。項(xiàng)目預(yù)算與工作分解結(jié)構(gòu)有較強(qiáng)的相關(guān)性，有助于確定何時(shí)及何處會(huì)擴(kuò)大成本。個(gè)人應(yīng)制定一份帶有時(shí)間表的經(jīng)費(fèi)開支概覽。通過把現(xiàn)金的流入與流出都考慮在內(nèi)，能在之前的階段對(duì)現(xiàn)金流進(jìn)行預(yù)測(cè)。
為了確認(rèn)成本能否有組織的財(cái)務(wù)部門作為保障，成本應(yīng)該和時(shí)間聯(lián)系在一起， 如果不能， 要確保做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。項(xiàng)目預(yù)算還應(yīng)包括應(yīng)急儲(chǔ)備資金以應(yīng)對(duì)資金的不確定性、風(fēng)險(xiǎn)、索賠和成本超支。
怎么做？
建立預(yù)算計(jì)劃
基于相關(guān)成本條目起草預(yù)算方案
計(jì)劃應(yīng)急預(yù)算
評(píng)估對(duì)于時(shí)間是成本的預(yù)算并且做相應(yīng)調(diào)整
編制最終預(yù)算
3.保障項(xiàng)目資金
個(gè)人要確認(rèn)資金在任何時(shí)間都是充足的，能支撐當(dāng)前的成本及開銷。個(gè)人必須遵循組織審批程序來獲得財(cái)務(wù)支持。關(guān)于資金的問題可能受到政治環(huán)境的影響。在這種情況下，個(gè)人可能需要把項(xiàng)目問題提升到給潛在的內(nèi)外部發(fā)起人層面解決。盡管融資部分屬于項(xiàng)目發(fā)起人的責(zé)任，但是往往需要項(xiàng)目經(jīng)理來確定財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)。
怎么做？
為項(xiàng)目制定財(cái)務(wù)戰(zhàn)略
對(duì)資金來源進(jìn)行分類
處理組織審批程序
為了獲得資金可以和潛在的贊助商合作、保持密切聯(lián)系及談判
4.為項(xiàng)目開發(fā)、 建立和維護(hù)財(cái)務(wù)管理和報(bào)告系統(tǒng)
必須建立財(cái)務(wù)管理和報(bào)告系統(tǒng)，因?yàn)檫@樣財(cái)務(wù)狀況的概況，以及項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)可以隨時(shí)查看到。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)需要連接項(xiàng)目成本結(jié)構(gòu)、組織成本結(jié)構(gòu)和工作時(shí)間安排。它不僅包含流程，還包括角色及其責(zé)任(如付款授權(quán))。財(cái)務(wù)報(bào)表是管理系統(tǒng)的可視化輸出。
個(gè)人需要設(shè)立績(jī)效管理指標(biāo)，以檢測(cè)成本與進(jìn)度(例如，完工尚需發(fā)生的成本和掙值)之間的關(guān)系。這些指標(biāo)的基礎(chǔ)包括成本結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的映射。在大多數(shù)組織中，項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理與組織的會(huì)計(jì)和控制過程緊密聯(lián)系在一起。 如果合適的話，可能必須采取強(qiáng)制性措施和手段，但是也要適應(yīng)項(xiàng)目的具體需要。如果不合適的話，就需要建立并應(yīng)用一個(gè)特定的項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。
怎么做？
定義財(cái)務(wù)管理的流程和治理
設(shè)立項(xiàng)目財(cái)務(wù)績(jī)效指標(biāo)
連接項(xiàng)目成本結(jié)構(gòu)與組織成本結(jié)構(gòu)(如匯總工作包)
根據(jù)項(xiàng)目組織和治理發(fā)表適當(dāng)?shù)膱?bào)告
5.監(jiān)控項(xiàng)目財(cái)務(wù)狀況以識(shí)別和糾正與項(xiàng)目計(jì)劃的偏差
財(cái)務(wù)控制的目標(biāo)是找出與計(jì)劃的偏差以便及時(shí)做出反應(yīng)。個(gè)人需要監(jiān)控計(jì)劃成本與實(shí)際成本、負(fù)債和項(xiàng)目預(yù)期成本及現(xiàn)金流。在分析偏差及其產(chǎn)生的可能原因之后，個(gè)人需要采取必要的措施。
計(jì)劃成本來源于最新的項(xiàng)目計(jì)劃(隨著變化而更新的最新核定的項(xiàng)目預(yù)算)。實(shí)際成本來源于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)監(jiān)測(cè)的實(shí)際值。
然而，實(shí)際的數(shù)字往往是由組織會(huì)計(jì)部門或人員提供的。它們的支出包含所有計(jì)劃的成本細(xì)目，如勞動(dòng)時(shí)間、差旅費(fèi)或票據(jù)、一些包含在采購協(xié)議中并沒有顯示在成本核算中的其他負(fù)債(如原材料運(yùn)輸、咨詢費(fèi)用等)。
負(fù)債通常要包含在成本控制中。負(fù)債指的是尚未支付的采購訂單的費(fèi)用。當(dāng)把成本與項(xiàng)目進(jìn)度聯(lián)系在一起時(shí)通過 對(duì)比實(shí)際成本與計(jì)則成本能夠提供一些有價(jià) 值的信息。個(gè)人可以使用財(cái)務(wù)績(jī)效指標(biāo)來監(jiān)測(cè)計(jì)劃成本、實(shí)際成本、實(shí)際已完成工作和項(xiàng)目進(jìn)度之間的關(guān)系(比如掙值指標(biāo): spi、cpi等)。
因此，個(gè)人通過控制財(cái)務(wù)資源來分析當(dāng)前項(xiàng)目績(jī)效，并管理未用盡款項(xiàng)或超支款項(xiàng)。最后，個(gè)人使用績(jī)效指標(biāo)來對(duì)未來項(xiàng)目績(jī)效做出預(yù)測(cè)。如果預(yù)測(cè)出成本超支，個(gè)人需要根據(jù)項(xiàng)目組織和治理報(bào)告建議合適的減輕方案。
怎么做？
編制和評(píng)價(jià)成本報(bào)表
分析和說明財(cái)務(wù)狀況
使用財(cái)務(wù)指標(biāo)檢測(cè)和控制項(xiàng)目。
生成基于財(cái)務(wù)指標(biāo)的項(xiàng)目績(jī)效預(yù)測(cè)
根據(jù)項(xiàng)目的組織和治理為一些不能被項(xiàng)目預(yù)算突發(fā)事件處理的成本超支預(yù)測(cè)超支成本并建議減輕方案