1引言
在項(xiàng)目管理中項(xiàng)目質(zhì)量與項(xiàng)目成本、項(xiàng)目時(shí)間構(gòu)成項(xiàng)目管理的三大目標(biāo),也是項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵因素。這三大目標(biāo)互相影響、互相制約,最終目的就是要保證項(xiàng)目能夠在合理的時(shí)間內(nèi),用盡可能低的成本達(dá)到盡可能高的質(zhì)量水平。因此,項(xiàng)目質(zhì)量管理是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一。項(xiàng)目質(zhì)量管理對(duì)于確保實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)并最終使項(xiàng)目的顧客和相關(guān)方滿意起著決定性作用。
預(yù)研項(xiàng)目全過程質(zhì)量管理就是對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)過程、實(shí)施過程和驗(yàn)收過程三個(gè)基本過程實(shí)施質(zhì)量管理。它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:其一是項(xiàng)目工作質(zhì)量的管理,其二是項(xiàng)目產(chǎn)生物的質(zhì)量管理,兩者的有機(jī)結(jié)合才是質(zhì)量管理的最高境界。也就是說,不僅要對(duì)項(xiàng)目全過程進(jìn)行識(shí)別和控制,還要對(duì)科研主管部門、承研單位、項(xiàng)目組統(tǒng)籌考慮,協(xié)調(diào)管理,才能對(duì)預(yù)研項(xiàng)目實(shí)施有效的全過程質(zhì)量管理。
2目前科研院所預(yù)研項(xiàng)目質(zhì)量管理存在的問題
2.1項(xiàng)目論證不足,前景難預(yù)料。
預(yù)研項(xiàng)目都是研制單位依據(jù)項(xiàng)目指南和技術(shù)發(fā)展需求,根據(jù)自身能力和條件而申報(bào)的項(xiàng)目。往往缺乏必要的論證或論證不充分,方案不完善,造成后續(xù)的研制工作先天不足,易導(dǎo)致技術(shù)可行性和方向性問題,而使研制工作中方案不斷變更或試驗(yàn)件的不斷返工,造成人、財(cái)、物的巨大浪費(fèi)。
2.2沒有質(zhì)量目標(biāo),質(zhì)量難保證。
預(yù)研項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)很難完全用量化的方法控制,在預(yù)研項(xiàng)目的計(jì)劃中對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量計(jì)劃大多是定性的、功能性要求。預(yù)研項(xiàng)目的質(zhì)量有時(shí)需要較長時(shí)間甚至要等到物化后才能顯示和反映出來,具有隱含性,難以考核。
2.3過程管理不嚴(yán)格,狀態(tài)不受控。
在項(xiàng)目研制過程中,缺乏標(biāo)準(zhǔn)化,沒有對(duì)主要過程和關(guān)鍵過程設(shè)置質(zhì)量控制點(diǎn);每個(gè)階段完成時(shí),也沒有進(jìn)行階段審查,使隱藏的錯(cuò)誤帶入到下一階段。無法對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果和品質(zhì)進(jìn)行有效監(jiān)控和管理,易使研制工作處于失控狀態(tài),從而影響研制質(zhì)量。
2.4負(fù)責(zé)人的作用未發(fā)揮。
負(fù)責(zé)人作用的發(fā)揮是影響預(yù)研項(xiàng)目質(zhì)量的關(guān)鍵因素。影響負(fù)責(zé)人作用發(fā)揮的主要因素有科研環(huán)境、責(zé)任心、科研作風(fēng)、組織能力、技能水平、時(shí)間投入等。責(zé)任心往往比技能水平更重要,應(yīng)建立科學(xué)的激勵(lì)與約束機(jī)制,促使負(fù)責(zé)人的積極性不斷提高創(chuàng)造性不斷發(fā)揮、高質(zhì)量成果不斷產(chǎn)生。
2.5項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)緊張,使用不合理。
預(yù)研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的投入不大,通常不足以支撐整個(gè)項(xiàng)目的研制,統(tǒng)籌不好會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃拖期或者根本無法完成任務(wù)要求。如何將最少的投入得到最有效的利用,必須平衡好項(xiàng)目管理中三大目標(biāo)的內(nèi)在關(guān)系。經(jīng)費(fèi)使用不當(dāng)也是預(yù)研項(xiàng)目管理中比較突出的問題,盲目、濫用勢(shì)必影響項(xiàng)目完成質(zhì)量。
由此可見,預(yù)研項(xiàng)目在研制過程中一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題,會(huì)導(dǎo)致研制周期延長,成本增加,最終無法按期保質(zhì)地完成任務(wù)書或合同的要求。因此,質(zhì)量管理就顯得尤為重要。只有實(shí)施項(xiàng)目全過程的質(zhì)量管理,才能全面保證項(xiàng)目研制質(zhì)量。
3質(zhì)量管理在預(yù)研項(xiàng)目全過程管理中的實(shí)施
預(yù)研項(xiàng)目按過程管理可劃分為三大基本過程:立項(xiàng)過程、實(shí)施過程和驗(yàn)收過程;按管理階段可劃分為規(guī)劃與指南、論證和審批、年度計(jì)劃、組織實(shí)施、驗(yàn)收與鑒定五個(gè)階段。全過程質(zhì)量管理應(yīng)該貫徹到過程的各個(gè)階段,每一階段達(dá)到預(yù)定結(jié)果后才能進(jìn)入下一階段。其流程如下圖所示。
3.1立項(xiàng)過程
立項(xiàng)過程是科研活動(dòng)的起點(diǎn),好的開始是成功的一半,立項(xiàng)的質(zhì)量直接影響到項(xiàng)目最終完成的質(zhì)量。立項(xiàng)過程環(huán)節(jié)多、時(shí)間長、牽涉面廣、不確定因素多、決策要求高。
3.1.1規(guī)劃和指南
在項(xiàng)目申請(qǐng)之初,上級(jí)主管部門會(huì)讓各個(gè)院所編制科技發(fā)展規(guī)劃,經(jīng)過篩選形成項(xiàng)目指南正式下發(fā)所屬院所,期限一般為五年。規(guī)劃和指南是科研立項(xiàng)的直接依據(jù),用于指導(dǎo)預(yù)研項(xiàng)目的論證和審批。其如何編制直接影響到規(guī)劃和指南的質(zhì)量,更關(guān)系到科研院所的切身利益。
所科技部門會(huì)從總體發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展思路、重點(diǎn)支持的領(lǐng)域和方向、重大預(yù)研項(xiàng)目、政策措施等方面組織研究部來編制規(guī)劃與指南,因?yàn)閺?qiáng)調(diào)宏觀把握和頂層設(shè)計(jì)要求,編制好的規(guī)劃和指南經(jīng)單位技術(shù)專家審核、同意后,在部門之間、學(xué)科之間、領(lǐng)域之間進(jìn)行權(quán)衡后方可上報(bào)。
3.1.2論證和審批
首先是上報(bào)項(xiàng)目建議書,上級(jí)主管部門對(duì)預(yù)研項(xiàng)目分類進(jìn)行論證和審批。這是立項(xiàng)過程中最關(guān)鍵的階段,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)才能確保項(xiàng)目順利通過論證和審批。
科技部門會(huì)根據(jù)下發(fā)的預(yù)研項(xiàng)目規(guī)劃和指南,圍繞預(yù)研項(xiàng)目的必要性、研究目標(biāo)和主要內(nèi)容、研究經(jīng)費(fèi)的合理性、應(yīng)用前景等方面組織研究部開展預(yù)研項(xiàng)目論證,編制預(yù)研項(xiàng)目建議書,力求從格式、內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)等方面使建議書更符合上級(jí)的要求,然后經(jīng)分管技術(shù)專家審核后報(bào)上級(jí)主管部門。
項(xiàng)目建議書批復(fù)下來后,科技部門會(huì)按照批復(fù)中明確的時(shí)限要求和規(guī)定的格式上報(bào)預(yù)研項(xiàng)目任務(wù)書。任務(wù)書與建議書編制的側(cè)重點(diǎn)不同,任務(wù)書重點(diǎn)論證研究方案可行性、主要進(jìn)度節(jié)點(diǎn)和階段目標(biāo)要求、任務(wù)分工、研究周期、研究經(jīng)費(fèi)細(xì)化測(cè)算等。科技部門會(huì)組織專家對(duì)編制好的任務(wù)書進(jìn)行所內(nèi)評(píng)審,主要審查預(yù)研項(xiàng)目與建議書批復(fù)要求的符合程度和任務(wù)書格式的完整性。科技部門還要確定項(xiàng)目參研人員、相關(guān)項(xiàng)目立項(xiàng)情況、已有條件與配套措施、自籌經(jīng)費(fèi)的落實(shí)等方面。修改后的任務(wù)書報(bào)分管所領(lǐng)導(dǎo)審核蓋所公章報(bào)出,等待批復(fù)。
3.2實(shí)施過程
項(xiàng)目任務(wù)書批復(fù)以后,科技部門嚴(yán)格按照年度計(jì)劃要求和有關(guān)規(guī)定,指導(dǎo)、督促承研單位完成科研任務(wù),及時(shí)協(xié)調(diào)處理各種問題。重大事項(xiàng),報(bào)上級(jí)主管部門協(xié)調(diào)解決。此過程是預(yù)研項(xiàng)目全過程管理的重點(diǎn)和核心,主要是指預(yù)研項(xiàng)目立項(xiàng)后組織實(shí)施直至項(xiàng)目驗(yàn)收前的這一過程。
3.2.1年度計(jì)劃
項(xiàng)目任務(wù)書批復(fù)下來后,上級(jí)主管部門會(huì)要求上報(bào)年度計(jì)劃建議,對(duì)其進(jìn)行審核和綜合平衡,分批下達(dá)預(yù)研項(xiàng)目年度計(jì)劃。年度計(jì)劃是預(yù)研項(xiàng)目組織實(shí)施和監(jiān)督檢查的重要依據(jù),明確當(dāng)年科研任務(wù)的目標(biāo)要求、主要研究內(nèi)容、科研進(jìn)度節(jié)點(diǎn)和成果形式、年度經(jīng)費(fèi)安排數(shù)等。
科技部門在部署年度計(jì)劃編制時(shí),嚴(yán)格以批復(fù)的項(xiàng)目任務(wù)書要求為輸入,編報(bào)里程碑計(jì)劃節(jié)點(diǎn)。上報(bào)的計(jì)劃要適度,松了必然影響進(jìn)度不能按期驗(yàn)收,緊了勢(shì)必造成后續(xù)的管理環(huán)節(jié)步步被動(dòng),難以保證完成主管部門的考核。這個(gè)度是由技術(shù)專家來把握的,確保年度計(jì)劃的準(zhǔn)確性、可考核性和可實(shí)施性。
3.2.2組織策劃
科技部門組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行策劃,策劃是建立在項(xiàng)目組充分討論的基礎(chǔ)上的,最終形成項(xiàng)目的技術(shù)實(shí)施方案,其內(nèi)容包括:項(xiàng)目意義和作用、研究目標(biāo)與成果、主要研究內(nèi)容及關(guān)鍵技術(shù)、技術(shù)方案、任務(wù)分工、進(jìn)度及經(jīng)費(fèi)安排、重要節(jié)點(diǎn)的設(shè)置與檢查方法等等。策劃的輸出都形成書面材料,并經(jīng)所內(nèi)專家評(píng)審,層層嚴(yán)格把關(guān),最后通過上級(jí)主管部門組織的方案評(píng)審。這些策劃真實(shí)客觀地反應(yīng)了項(xiàng)目的實(shí)施路線,同時(shí)也是考核個(gè)人工作的依據(jù)。
3.2.3監(jiān)督檢查
監(jiān)督檢查是實(shí)施過程控制的主要手段,內(nèi)容有季度檢查、半年度檢查、年度檢查和中期評(píng)估,方式有書面報(bào)告、抽查、現(xiàn)場(chǎng)檢查和階段評(píng)審等?？萍疾块T采用逐級(jí)檢查的方式,即分系統(tǒng)向總體匯報(bào),總體對(duì)分系統(tǒng)匯報(bào)情況進(jìn)行匯總,向科技部門匯報(bào),科技部門再匯總向技術(shù)專家匯報(bào),經(jīng)審核后報(bào)上級(jí)主管部門。這種方式保證了報(bào)告的質(zhì)量和檢查的效果,又提高了工作效率。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)分析原因并采取相應(yīng)措施,確保項(xiàng)目保質(zhì)保量完成。
3.2.4經(jīng)費(fèi)管理
科研經(jīng)費(fèi)管理的核心是:預(yù)算合理、執(zhí)行嚴(yán)肅、結(jié)算準(zhǔn)確、撥款及時(shí)。按職責(zé),經(jīng)費(fèi)預(yù)算和決算是由科技部門來完成的。上報(bào)給主管部門的項(xiàng)目季報(bào)和年報(bào)中經(jīng)費(fèi)使用情況也是由科技部門填報(bào)的,因?yàn)樨?cái)務(wù)提供的數(shù)據(jù)中挪用公攤費(fèi)占了許多,經(jīng)費(fèi)使用比例不合理,也不是?？顚Ｓ??？萍疾块T通常以當(dāng)年任務(wù)書為依據(jù),根據(jù)經(jīng)費(fèi)開支情況,合理填報(bào)八大經(jīng)費(fèi),有事業(yè)費(fèi)撥款的單位工資費(fèi)不允許出現(xiàn),使預(yù)決算相對(duì)應(yīng),并符合主管部門經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定,以保證通過項(xiàng)目最終驗(yàn)收時(shí)的經(jīng)費(fèi)使用審查。
3.3驗(yàn)收過程
驗(yàn)收過程是由主管部門來組織對(duì)承研單位的科研完成情況進(jìn)行全面檢查的過程,是科研過程中的最后一環(huán)。主要審查任務(wù)書規(guī)定的各項(xiàng)目標(biāo)和內(nèi)容完成情況、經(jīng)費(fèi)使用情況、研究成果應(yīng)用情況及知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理和成果轉(zhuǎn)化情況。
3.3.1材料準(zhǔn)備
驗(yàn)收材料的合理組織是驗(yàn)收的基礎(chǔ),應(yīng)“繁簡(jiǎn)適當(dāng)、重點(diǎn)突出”。 驗(yàn)收過程主要是對(duì)驗(yàn)收書的審查,驗(yàn)收書包括科研工作總結(jié)報(bào)告和財(cái)務(wù)決算審計(jì)報(bào)告,驗(yàn)收書如何編寫關(guān)系到驗(yàn)收的效果?？萍疾块T對(duì)照任務(wù)書的有關(guān)內(nèi)容(如研究目標(biāo)、研究內(nèi)容、預(yù)期成果、關(guān)鍵技術(shù)、技術(shù)文件)來設(shè)置編寫提綱,并仔細(xì)核算財(cái)務(wù)決算報(bào)告和審計(jì)報(bào)告,保持一致。驗(yàn)收書上報(bào)前要進(jìn)行所內(nèi)預(yù)審,由分管所副總工程師專家對(duì)預(yù)研項(xiàng)目全過程、結(jié)果和應(yīng)用、突破關(guān)鍵技術(shù)以及驗(yàn)收意見等的描述總把關(guān),確保項(xiàng)目通過驗(yàn)收。
3.3.2成果鑒定
鑒定是確定預(yù)研成果水平的重要手段。鑒定時(shí)應(yīng)盡可能收集證明成果水平的客觀評(píng)價(jià)資料,如文章發(fā)表的檔次、數(shù)量、引用情況,查新報(bào)告,成果的反響與應(yīng)用情況等,鑒定結(jié)論應(yīng)準(zhǔn)確科學(xué),注重對(duì)水平的評(píng)價(jià)。
綜上所述,科學(xué)編制規(guī)劃和指南,發(fā)揮承研單位的審查作用,是提高立項(xiàng)過程效率與質(zhì)量的有效手段;對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行認(rèn)真策劃,注重負(fù)責(zé)人作用的發(fā)揮,加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理,是保證實(shí)施過程質(zhì)量的有效手段;合理組織驗(yàn)收材料,加強(qiáng)成果的鑒定,是保證驗(yàn)收過程質(zhì)量和科研成果效益最大化的有效手段。對(duì)預(yù)研項(xiàng)目的主要過程實(shí)施分階段質(zhì)量管理,有利于掌握研制進(jìn)度和解決關(guān)鍵技術(shù),從而實(shí)現(xiàn)預(yù)研項(xiàng)目全過程質(zhì)量管理,同時(shí),發(fā)揮了技術(shù)負(fù)責(zé)專家的技術(shù)引領(lǐng)和指導(dǎo)作用。
3.2.3監(jiān)督檢查
監(jiān)督檢查是實(shí)施過程控制的主要手段,內(nèi)容有季度檢查、半年度檢查、年度檢查和中期評(píng)估,方式有書面報(bào)告、抽查、現(xiàn)場(chǎng)檢查和階段評(píng)審等?？萍疾块T采用逐級(jí)檢查的方式,即分系統(tǒng)向總體匯報(bào),總體對(duì)分系統(tǒng)匯報(bào)情況進(jìn)行匯總,向科技部門匯報(bào),科技部門再匯總向技術(shù)專家匯報(bào),經(jīng)審核后報(bào)上級(jí)主管部門。這種方式保證了報(bào)告的質(zhì)量和檢查的效果,又提高了工作效率。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)分析原因并采取相應(yīng)措施,確保項(xiàng)目保質(zhì)保量完成。
3.2.4經(jīng)費(fèi)管理
科研經(jīng)費(fèi)管理的核心是:預(yù)算合理、執(zhí)行嚴(yán)肅、結(jié)算準(zhǔn)確、撥款及時(shí)。按職責(zé),經(jīng)費(fèi)預(yù)算和決算是由科技部門來完成的。上報(bào)給主管部門的項(xiàng)目季報(bào)和年報(bào)中經(jīng)費(fèi)使用情況也是由科技部門填報(bào)的,因?yàn)樨?cái)務(wù)提供的數(shù)據(jù)中挪用公攤費(fèi)占了許多,經(jīng)費(fèi)使用比例不合理,也不是專款專用。科技部門通常以當(dāng)年任務(wù)書為依據(jù),根據(jù)經(jīng)費(fèi)開支情況,合理填報(bào)八大經(jīng)費(fèi),有事業(yè)費(fèi)撥款的單位工資費(fèi)不允許出現(xiàn),使預(yù)決算相對(duì)應(yīng),并符合主管部門經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定,以保證通過項(xiàng)目最終驗(yàn)收時(shí)的經(jīng)費(fèi)使用審查。
3.3驗(yàn)收過程
驗(yàn)收過程是由主管部門來組織對(duì)承研單位的科研完成情況進(jìn)行全面檢查的過程,是科研過程中的最后一環(huán)。主要審查任務(wù)書規(guī)定的各項(xiàng)目標(biāo)和內(nèi)容完成情況、經(jīng)費(fèi)使用情況、研究成果應(yīng)用情況及知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理和成果轉(zhuǎn)化情況。
3.3.1材料準(zhǔn)備
驗(yàn)收材料的合理組織是驗(yàn)收的基礎(chǔ),應(yīng)“繁簡(jiǎn)適當(dāng)、重點(diǎn)突出”。 驗(yàn)收過程主要是對(duì)驗(yàn)收書的審查,驗(yàn)收書包括科研工作總結(jié)報(bào)告和財(cái)務(wù)決算審計(jì)報(bào)告,驗(yàn)收書如何編寫關(guān)系到驗(yàn)收的效果?？萍疾块T對(duì)照任務(wù)書的有關(guān)內(nèi)容(如研究目標(biāo)、研究內(nèi)容、預(yù)期成果、關(guān)鍵技術(shù)、技術(shù)文件)來設(shè)置編寫提綱,并仔細(xì)核算財(cái)務(wù)決算報(bào)告和審計(jì)報(bào)告,保持一致。驗(yàn)收書上報(bào)前要進(jìn)行所內(nèi)預(yù)審,由分管所副總工程師專家對(duì)預(yù)研項(xiàng)目全過程、結(jié)果和應(yīng)用、突破關(guān)鍵技術(shù)以及驗(yàn)收意見等的描述總把關(guān),確保項(xiàng)目通過驗(yàn)收。
3.3.2成果鑒定
鑒定是確定預(yù)研成果水平的重要手段。鑒定時(shí)應(yīng)盡可能收集證明成果水平的客觀評(píng)價(jià)資料,如文章發(fā)表的檔次、數(shù)量、引用情況,查新報(bào)告,成果的反響與應(yīng)用情況等,鑒定結(jié)論應(yīng)準(zhǔn)確科學(xué),注重對(duì)水平的評(píng)價(jià)。
綜上所述,科學(xué)編制規(guī)劃和指南,發(fā)揮承研單位的審查作用,是提高立項(xiàng)過程效率與質(zhì)量的有效手段;對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行認(rèn)真策劃,注重負(fù)責(zé)人作用的發(fā)揮,加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理,是保證實(shí)施過程質(zhì)量的有效手段;合理組織驗(yàn)收材料,加強(qiáng)成果的鑒定,是保證驗(yàn)收過程質(zhì)量和科研成果效益最大化的有效手段。對(duì)預(yù)研項(xiàng)目的主要過程實(shí)施分階段質(zhì)量管理,有利于掌握研制進(jìn)度和解決關(guān)鍵技術(shù),從而實(shí)現(xiàn)預(yù)研項(xiàng)目全過程質(zhì)量管理,同時(shí),發(fā)揮了技術(shù)負(fù)責(zé)專家的技術(shù)引領(lǐng)和指導(dǎo)作用。