一、接受貨主詢價 1、 海運詢價： ① 需掌握發(fā)貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格; ② 主要船公司船期信息; ③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如貨名，危險級別等。(水路危規(guī)) 2、 陸運詢價：(人民幣費用) ① 需掌握各大主要城市公里數(shù)和拖箱價格; ② 各港區(qū)裝箱價格; ③ 報關費、商檢、動植檢收費標準。 3、 不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯(lián)系要素，以便在盡可能短的時間內(nèi)回復貨主。
二、接單(接受貨主委托) 接受貨主委托后(一般為傳真件)需明確的重點信息： 1、 船期、件數(shù) 2、 箱型、箱量 3、 毛重 4、 體積 各項型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積， 可裝重量 1×20’gp=31cbm 6*2.38*2.38 25 17mt 1×40’gp=67cbm 12*2.38*2.38 55 25mt 1×40’hc=76cbm 12*2.7*2.38 1×45’gp=86cbm (注：gp general purpose 普通箱;cbm cubic metre 立方米;mt metric ton 公噸 ;hc high cubic 高箱 ) 5、 付費條款、貨主聯(lián)系方法 6、 做箱情況，門到門還是內(nèi)裝
三、訂艙 1、 繕制委托書(十聯(lián)單); 制單時應最大程度保證原始托單的數(shù)據(jù)正確、相符性，以減少后續(xù)過程的頻繁更改。 2、 加蓋公司訂艙章訂艙： 需提供訂艙附件的(如船公司價格確認件)，應一并備齊方能去訂艙。 3、取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。
四、做箱 1、 門到門： 填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、門點、聯(lián)系人、電話等要因，先于截關日(船期前兩天)1~2天排好車班。 2、 內(nèi)裝： 填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、進艙編號等要因，先于截關日(船期前兩天)1~2天排好車班。 3、取得兩種做箱方法所得的裝箱單(clp)。
五、報關(有時同時、有時先于做箱) 1、 了解常出口貨物報關所需資料。 ① 需商檢 ② 需配額 ③ 需許可證 ④ 需產(chǎn)地證 ⑤ 需提供商標授權、商標品名 ⑥ 出口香港地區(qū)貨值超過$10萬，其他地區(qū)超過$50萬，核銷時需提供結匯水單(復印件) ⑦ 需提供商會核價章 2、 填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發(fā)票，所顯示的毛重凈重，件數(shù)，包裝種類，金額，體積，審核報關單的正確性(單證一致)。 3、 顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照海關編碼大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據(jù)海關所列之監(jiān)管條件點閱所缺乏報關要件。 4、 備妥報關委托書，報關單，手冊，發(fā)票，裝箱單，核銷單，配艙回單(十聯(lián)單第五聯(lián)以后)，更改單(需要的話)和其他所需資料，于截關前一天通關。 5、 跟蹤場站收據(jù)，確保配載上船。 6、 凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便(報運部)順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
六、提單確認和修改 1、 問明顧客“提單”的發(fā)放形式： ① 電放： 需顧客提供正本“電放保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司電放。 ② 預借(如可行) 需顧客提供正本“預借保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司預借。 ③ 倒簽(如可行) 需顧客提供正本“倒簽保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司倒簽。 *此種情況下，多半是簽發(fā)house b/l. ④ 分單： 應等船開以后3~4天(候艙單送達海關，以保證退稅)，再將一票關單拆成多票關單。 ⑤ 并單： 應等船開以后3~4天(候艙單送達海關，以保證退稅)，再將多票關單合成一票關單 ⑥ 異地放單： 須經(jīng)船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯(lián)系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。 2、依據(jù)原始資料，傳真于貨主確認，并根據(jù)回傳確立提單正確內(nèi)容。
七、簽單 1、 查看每張正本提單是否都簽全了證章。 2、 是否需要手簽。
八、航次費用結算 1、 海運費 ① 預付(freight prepaid) ② 到付(freight collect) 2、 陸運費 ① 訂艙 ② 報關(包括返關之前己經(jīng)報關的費用) ③ 做箱(內(nèi)裝/門到門) ④ 其他應考慮的費用： 沖港費/沖關費 商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改。
九、提單、發(fā)票發(fā)放(提單樣本) 1、 貨主自來取件的,需簽收 2、 通過ems和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發(fā)票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號等要素以備日后查證。
十、應在一個月內(nèi)督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單”。
十一、海關退稅有問題的,需更改并要提供如下資料: l、報關數(shù)據(jù)正確、艙單不正確的 ① 經(jīng)預錄后的〈海關返還的〉報關單復印件; ② 場站收據(jù)復印件〈十聯(lián)單的第七聯(lián)即黃聯(lián)〉; ③ 提單正本復印件兩張; ④ 裝箱單(container load plan)復印件; ⑤ 更正單(三聯(lián)、正本)。 2、短裝(多報少出)、溢裝(少報多出) ① 船開5天(工作日)內(nèi)沒能及時更正的: 先交納罰款金3000-5000; 貨主重新提供的發(fā)票、裝箱單(packing list) 貨主重新提供報關單 提單副本復印件(加蓋“提單副本確認章”) ② 船開5天(工作日)內(nèi)更改的 提單副本復印件(加蓋“提單副本確認章”) 正本、正確的報關單 正本、正確的發(fā)票、裝箱單。