北京國電華北電力工程有限公司在尼日利亞承建的kda(卡諾k、杜賽d、阿扎瑞a)輸電線路總承包工程于2007年3月16日通過了業(yè)主的竣工驗(yàn)收,同年5月1 8日簽署臨時(shí)移交證書,2008年3月16日業(yè)主簽署最終移交證書。
kda在整個(gè)工程建設(shè)期間未發(fā)生重大安全事故,工程驗(yàn)收、測試、通電合閘一次成功,工程進(jìn)度按承諾工期完成,工程質(zhì)量和組織管理獲得業(yè)主好評;工程進(jìn)度款、變更索賠款和竣工付款及時(shí)收回。
回想這幾年工程實(shí)施的經(jīng)歷,我們深深地體會(huì)到國際工程在國外現(xiàn)場管理工作十分重要又相當(dāng)特殊,直接關(guān)系到項(xiàng)目能否圓滿完成。下面,結(jié)合工程實(shí)際談?wù)剬H總承包項(xiàng)目現(xiàn)場管理的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。
一、國際工程現(xiàn)場的特殊環(huán)境
(一)艱難的工作環(huán)境
中國企業(yè)在國外實(shí)施項(xiàng)目面臨的困難較大,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
首先,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)接軌是比較突出的問題。尼日利亞是英聯(lián)邦國家,合同技術(shù)規(guī)范是bs體系下的國際標(biāo)準(zhǔn)并聘請歐洲咨詢管理項(xiàng)目;業(yè)主咨詢強(qiáng)調(diào)遵循合同技術(shù)規(guī)范,任何不符合之處均要單獨(dú)報(bào)批,如果采用中國標(biāo)準(zhǔn)則必須提交相關(guān)的英文版中國規(guī)范并解釋與bs的差異。
第二,kda工程是中國電力在尼日利亞的第一個(gè)項(xiàng)目,當(dāng)?shù)仉娏︻I(lǐng)域以前是西門子、abb、日本丸紅等國際知名公司的天下。由于對中國公司不了解,業(yè)主、咨詢的不信任態(tài)度延長了設(shè)計(jì)審批的磨合過程。
第三,尼日利亞本身資源匱乏、工業(yè)基礎(chǔ)薄弱、勞動(dòng)力素質(zhì)差、官員辦事效率低,由于外部條件的可控性差,工作目標(biāo)往往無法按預(yù)定計(jì)劃實(shí)現(xiàn),加大了工作難度。
第四,項(xiàng)目部在現(xiàn)場面臨大量的管理工作。如:基地建設(shè)、當(dāng)?shù)毓蛦T招聘、管理制度完善、安全措施制定、建立內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)程序、進(jìn)度和質(zhì)量計(jì)劃調(diào)整、勘設(shè),采購/施工的組織實(shí)施、簽證準(zhǔn)證、車輛和物資購買、工程保險(xiǎn)。許多工作存在著大量的不可控因素,必須不斷進(jìn)行分析、研究、比較和優(yōu)選,需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力。
(二)艱苦的生活環(huán)境
非洲地區(qū)的生活環(huán)境較差:天氣燥熱、沙塵彌漫、蚊蟲肆虐、水電缺乏、物品短缺,瘧疾、霍亂和傷寒等流行病橫行,再加上交通事故高發(fā)、部族宗教沖突頻繁以及搶劫綁架等因素,直接影響國外人員的生活質(zhì)量、身體健康和人身安全。
(三)脆弱的心理環(huán)境
國外現(xiàn)場與公司總部相距遙遠(yuǎn)且當(dāng)?shù)赝ㄓ嵅粫?燥熱的天氣、艱苦的生活工作環(huán)境以及長期遠(yuǎn)離親人的痛苦會(huì)使人煩躁不安,中非文化差異較大,使中國人難以與一般的當(dāng)?shù)厝私⒒バ藕椭C關(guān)系;當(dāng)?shù)刂伟矏夯⒔壖苁录l發(fā),易引起焦慮和不安。出國人員的工作生活聯(lián)系緊密,缺少緩沖環(huán)節(jié),增加了管理的復(fù)雜性。
二、國外現(xiàn)場管理需關(guān)注的幾個(gè)問題
面對國外工程現(xiàn)場的特殊環(huán)境,應(yīng)采取有針對性的管理措施確保工程順利實(shí)施。主要應(yīng)做好如下六個(gè)方面的工作。
(一)建立生活工作平臺(tái)
在國外做工程必須先建立生活平臺(tái),解決好住、食、行和安全保障等問題,才能確保工程各項(xiàng)工作的正常展開。首先要建立生活基地,制定基地管理和安全管理等各項(xiàng)管理制度,做好水、電、食品、空調(diào)、電視、車輛、通訊、醫(yī)療、娛樂和安全保障工作;要盡快與大使館、當(dāng)?shù)卣?、警察、移民、稅?wù)、審計(jì)等機(jī)構(gòu)建立聯(lián)系以便必要時(shí)尋求幫助。工作平臺(tái)是在籌建項(xiàng)目基地時(shí)隨生活平臺(tái)一同建立起來的。主要包括:配置必要的辦公設(shè)備,建立辦公、財(cái)務(wù)、例會(huì)、信息、文件等各項(xiàng)制度,明確工作分工和流程。
(二)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)
國際工程現(xiàn)場項(xiàng)目部直接面對業(yè)主、咨詢,直接負(fù)責(zé)采購和施工的組織實(shí)施,又遠(yuǎn)離國內(nèi)總部,溝通協(xié)調(diào)非常重要。在項(xiàng)目初始階段,項(xiàng)目經(jīng)理就必須對溝通進(jìn)行系統(tǒng)的策劃,制定有效協(xié)調(diào)程序。
一是項(xiàng)目初期針對圈定的項(xiàng)目范圍列出與項(xiàng)目有關(guān)的所有機(jī)構(gòu)和干系人,根據(jù)干系人的層次和特點(diǎn)對溝通工作進(jìn)行整體規(guī)劃,確定溝通的方式和策略。
二是明確業(yè)主、咨詢工程師和承包商三方的工作范圍和責(zé)任,確定技術(shù)審批、變更、索賠、制造檢驗(yàn)、試驗(yàn)、船運(yùn)、進(jìn)度質(zhì)量審查、竣工驗(yàn)收、付款批準(zhǔn)等重大問題的處理程序,建立代表人的通訊簿和聯(lián)系制度。此外,還需定期舉行季度會(huì)、月會(huì)、周會(huì)及專題會(huì)議討論解決業(yè)主、咨詢和承包商共同關(guān)心的問題。
三是項(xiàng)目部對于分包商特別是施工分包商的溝通主要通過協(xié)調(diào)會(huì)、工程聯(lián)系單、通知單、報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要和檢查記錄等方式進(jìn)行。
四是項(xiàng)目部與總部的溝通主要通過郵件、電話和傳真進(jìn)行,重大問題通過專題報(bào)告請示和協(xié)商。
五是項(xiàng)目部內(nèi)部的溝通主要采用工作例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)、技術(shù)討論會(huì)和內(nèi)部交流等方式。
上述溝通過程所形成的所有文件,包括致函、報(bào)批文件、會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度報(bào)告、往來郵件和內(nèi)部傳遞文件等都必須按文件管理規(guī)定進(jìn)行編目、登記并存檔。
(三)做好工程組織實(shí)施
一是組織好勘測設(shè)計(jì)、沿線清障、基礎(chǔ)試驗(yàn)、清關(guān)運(yùn)輸、施工管理;二是在項(xiàng)目的各個(gè)階段做好合同管理和進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用及風(fēng)險(xiǎn)的控制;三是與業(yè)主咨詢配合做好文件報(bào)批、付款催收、過程檢查、竣工驗(yàn)收、移交。
上述工作最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是技術(shù)審批、清關(guān)運(yùn)輸、施工管理和付款催收四個(gè)環(huán)節(jié)。
工程技術(shù)審批是影響國際總包項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用的主要制約因素,標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)習(xí)慣等差異因素往往造成溝通困難、審批過程延長、圖紙和技術(shù)文件反復(fù)修改,致使工程進(jìn)度延誤、設(shè)計(jì)資源過度投入。這就要求設(shè)計(jì)人員要轉(zhuǎn)變觀念,嚴(yán)格按照合同規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì),對需要溝通的技術(shù)問題要事前吃透。項(xiàng)目部做好與業(yè)主咨詢溝通協(xié)調(diào)的組織工作,縮短磨合過程、盡快達(dá)成共識(shí)。
在清關(guān)運(yùn)輸方面,由于設(shè)備材料發(fā)運(yùn)工作在國外受準(zhǔn)入制度、單據(jù)確認(rèn)、港口規(guī)定、業(yè)主關(guān)系和清關(guān)公司信義等因素影響較大,必須事先做好深入細(xì)致的調(diào)查研究、做好全方位各環(huán)節(jié)的工作,才能確保設(shè)備材料到港后能夠及時(shí)、順利、無損地清關(guān)并運(yùn)到現(xiàn)場。
對于epc總承包項(xiàng)目,施工環(huán)節(jié)對工程的成敗同樣起著決定性的作用,如果總承包商在施工管理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)和有效的控制手段,工程執(zhí)行和進(jìn)度質(zhì)量不可避免地要受到制約。作為總承包商,應(yīng)密切關(guān)注施工進(jìn)程,采取正確的策略和措施,最大限度地發(fā)揮分包方的作用。
付款催收是項(xiàng)目實(shí)施過程中的主要商務(wù)工作,由于當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)部門眾多且辦事效率低下,簽字審批手續(xù)異常繁雜,文件不能妥善保管、遞交文件丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,這都加大了工作的難度。因此,商務(wù)人員一定要做到耳勤、嘴勤、腿勤,對審批和付款程序了如指掌并對各個(gè)環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行跟蹤,才能確保付款工作順利進(jìn)行。
(四)尋求公司最大支持
由于現(xiàn)場距離總部遙遠(yuǎn),通訊不暢等原因往往影響國外現(xiàn)場與國內(nèi)的溝通效果?，F(xiàn)場項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)法利用電話、郵件、月報(bào)、通報(bào)、分析報(bào)告和實(shí)施計(jì)劃等方式,在第一時(shí)間內(nèi)將現(xiàn)場的真實(shí)情況和迫切要求直接傳遞到總部相關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)并反復(fù)追蹤,最大限度地尋求公司總部的支持和幫助。
國內(nèi)總部需要將對工程現(xiàn)場的支撐工作進(jìn)行經(jīng)常性的規(guī)劃和梳理,將具體的責(zé)任落實(shí)到相關(guān)的部門和人員,以免因職責(zé)不明造成拖延誤事。
(五)管理好當(dāng)?shù)毓蛦T
國際工程需要逐步推行本地化才有可能長期堅(jiān)持并提高效率。由于生活習(xí)慣和文化背景不同,對當(dāng)?shù)毓蛦T管理有一定的特殊性,應(yīng)當(dāng)注意以下環(huán)節(jié):
一是當(dāng)?shù)毓蛦T必需由可靠的人員進(jìn)行擔(dān)保并經(jīng)過至少三個(gè)月試用后方可簽訂正式合同。司機(jī)要有正式的駕駛證和三年以上的駕齡并經(jīng)過考察后方可試用。
二是當(dāng)?shù)毓蛦T的工作內(nèi)容必須在合同中明確。工資標(biāo)準(zhǔn)符合尼日利亞的有關(guān)法律并參考當(dāng)?shù)刂袊镜膽T例,如包括基本工資、交通費(fèi)、相應(yīng)的補(bǔ)助費(fèi)(如加班費(fèi))、節(jié)假日及稅費(fèi)等。由于尼日利亞的各種節(jié)日比較多,需在合同中明確哪些假日是公共休假日。如:一般性的穆斯林假日不允許基督徒休假,門衛(wèi)不安排統(tǒng)一休假日。
三是當(dāng)?shù)毓蛦T的日常管理由后勤經(jīng)理負(fù)責(zé),包括工作任務(wù)安排、車輛調(diào)配和日常性的檢查和督導(dǎo)。在當(dāng)?shù)刂匾?jié)日(國慶、新年和古爾邦節(jié)等)應(yīng)根據(jù)考核給雇員發(fā)獎(jiǎng)金。
管理人員要尊重當(dāng)?shù)毓蛦T的宗教和習(xí)慣,注意文化和風(fēng)俗的差異性,避免出現(xiàn)管理秩序的混亂。
四是項(xiàng)目部應(yīng)為聘用的當(dāng)?shù)毓蛦T制作id卡,并給正式簽訂合同的人員制作統(tǒng)一的工作服。
五是解聘當(dāng)?shù)毓蛦T需提前一個(gè)月通知本人,并先收回工作服和id卡,然后再結(jié)算工資。如果雇員自行離崗,需找擔(dān)保人協(xié)商處理并收回項(xiàng)目部配發(fā)的公用物品。
(六)確保團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定
建立一支穩(wěn)定高效的項(xiàng)目團(tuán)國際經(jīng)濟(jì)合作2009年第8期隊(duì)是項(xiàng)目順利執(zhí)行的可靠保證。需要重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)方面:
1 項(xiàng)目經(jīng)理是核心
項(xiàng)目經(jīng)理的性格、思想境界、工作目標(biāo)、管理理念和辦事作風(fēng)等因素對團(tuán)隊(duì)的影響起關(guān)鍵作用,直接關(guān)系到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)“品格”的形成。項(xiàng)目經(jīng)理要在工程管理的實(shí)踐中不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng),具備堅(jiān)毅果敢的性格、統(tǒng)攬全局的意識(shí)、海納百川的胸懷、清晰順暢的思路和樂觀豁達(dá)的態(tài)度,才能在艱苦復(fù)雜的環(huán)境中,帶出一支生力軍。
2 核心成員做表率
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員一般由公司本部員工、臨時(shí)聘用員工和當(dāng)?shù)毓蛦T所組成,所謂核心人員是指項(xiàng)目部各主要部門的主管和骨干人員,這些人員絕大多數(shù)由公司本部直接派遣,其素質(zhì)和作風(fēng)對團(tuán)隊(duì)的建設(shè)起著十分重要的作用。關(guān)鍵崗位的核心人員必須堅(jiān)定信念,勇于克服困難,加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作,當(dāng)好項(xiàng)目經(jīng)理助手,為團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定和諧做出表率。
3 以德為先聘能人
在招聘人員時(shí)既要考查能力、更要看中品質(zhì),要把是否愿意去非洲長期工作,是否愿意在項(xiàng)目中鍛煉提高,是否愿意從最基本的工作干起,是否愿意融入團(tuán)隊(duì)和公司文化作為選定人員的重要因素。
4 薪酬績效應(yīng)重視
要確保團(tuán)隊(duì)人員的穩(wěn)定,薪酬問題不容忽視。出國補(bǔ)助需要與同一地區(qū)中國公司的標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng),還需根據(jù)對項(xiàng)目的作用、在國外的年限以及匯率變化等因素對不同人員的出國補(bǔ)助區(qū)別對待。另外,在獎(jiǎng)金分配上應(yīng)加大項(xiàng)目經(jīng)理的考核權(quán)限,真正做到個(gè)人收入與績效個(gè)掛鉤,按勞、按貢獻(xiàn)分配。
5 信任激勵(lì)最關(guān)鍵
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員來自四面八方,個(gè)人經(jīng)歷和特點(diǎn)各不相同,每個(gè)人都希望在工作中充分發(fā)揮才干,獲得理解和尊重。要想使團(tuán)隊(duì)始終保持旺盛的斗志,項(xiàng)目經(jīng)理首先要做到知人善任、用人不疑和充分放權(quán)。在工作中,項(xiàng)目經(jīng)理要注意發(fā)現(xiàn)和發(fā)揮每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的長處,對于在各個(gè)階段為項(xiàng)目做出貢獻(xiàn)的人員,項(xiàng)目部要及時(shí)通過多種方式進(jìn)行激勵(lì),鼓舞士氣。
6 和諧環(huán)境是保障
在國外創(chuàng)建一個(gè)和諧工作生活環(huán)境是十分必要的,對穩(wěn)定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)起著非常重要的作用。主要體現(xiàn)在:堅(jiān)持以人為管理原則讓團(tuán)隊(duì)成員都能感受到理解、尊重和信任;建立順暢的溝通渠道使工作銜接、信息通達(dá),使團(tuán)隊(duì)成為有機(jī)的整體;通過不斷地培訓(xùn)學(xué)習(xí)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員相互取長補(bǔ)短、共同充實(shí)提高;建立針對所在國安全狀況和工程特點(diǎn)的各項(xiàng)安全措施,最大限度地確保人身安全;安排有序的作息和豐富多彩的文體活動(dòng)保持團(tuán)隊(duì)成員身心健康和工作激情。
在國際工程總承包建設(shè)過程中,現(xiàn)場管理是一個(gè)不容忽視的重要環(huán)節(jié),認(rèn)識(shí)其特性和難點(diǎn)并在項(xiàng)目策劃和組織實(shí)施的過程中高度關(guān)注和及時(shí)應(yīng)對,我們就會(huì)順利地闖過一個(gè)個(gè)暗礁險(xiǎn)灘,最終駛向成功的彼岸。