本文為大家介紹word表格數(shù)據(jù)匯總(word2010快速表格最多幾行幾列)，下面和小編一起看看詳細(xì)內(nèi)容吧。
本文介紹如何巧妙利用word的替換和轉(zhuǎn)換的組合應(yīng)用，高效完成人員登記表、產(chǎn)品參數(shù)表等包含大量相同格式的表格，需要快速匯總表格數(shù)據(jù)。
最近接到的一個(gè)收集公司所有技術(shù)人員信息的工作就有這樣的需求。有必要提前把用word制作的技術(shù)人員登記表發(fā)給大家。請(qǐng)分別填寫，然后匯總給我。我需要將回收的上百?gòu)埍砀窈臀臋n合并匯總成一張技術(shù)人員信息匯總表。如何將這么多相同格式的詞表以每表一行的形式匯總生成匯總表？下面以匯總技術(shù)人員登記表為例，介紹一下word 2007中的操作方法。
收集表單文件
回收的技術(shù)人員登記表都是一檔一表，也就是說，一百個(gè)人要有幾百個(gè)表文件。我們必須先將所有的表格收集到同一個(gè)文件中，這可以通過word的插入文件功能來實(shí)現(xiàn)。
先將所有表格文件保存在同一個(gè)文件夾中，例如：d: 技術(shù)員。打開word2007新建文檔，切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”區(qū)域的“對(duì)象”，選擇“文件中的文本”。在“插入文件”窗口中，打開“d:技術(shù)員”文件夾，按ctrl+a全選技術(shù)員登記表文件，點(diǎn)擊“插入”按鈕，將所有文件中的表格收集到當(dāng)前文檔中（如圖1).
消除分割
由于后續(xù)的匯總操作需要使用段落標(biāo)記來區(qū)分每個(gè)單元格的數(shù)據(jù)，因此需要先將表內(nèi)外的段全部替換掉，以免后續(xù)操作出現(xiàn)偏差。
切換到“開始”選項(xiàng)卡，單擊“編輯”區(qū)域中的“替換”，打開“查找和替換”窗口。將光標(biāo)定位在“搜索內(nèi)容”輸入框中，點(diǎn)擊“更多”按鈕展開高級(jí)選項(xiàng)，再點(diǎn)擊“特殊字符”按鈕選擇“段落標(biāo)記”輸入搜索內(nèi)容^p。要替換為，輸入@@，然后單擊“全部替換”按鈕，將所有段落標(biāo)記替換為@@。文檔中的所有段現(xiàn)在都消失了。
這里只替換@@不刪除，就是通過匯總后替換來恢復(fù)單元格中的段。另外，替換@@也可以換成其他的文本內(nèi)容，但是要保證這個(gè)文本不會(huì)出現(xiàn)在所有的表中，這樣后面恢復(fù)段的時(shí)候就不會(huì)報(bào)錯(cuò)了。
轉(zhuǎn)換為文本
word 2007雖然提供了表格轉(zhuǎn)文本功能，但一次只能轉(zhuǎn)換一個(gè)表格。需要像這樣把上百個(gè)表格轉(zhuǎn)成文本，直接用表格轉(zhuǎn)文本很累。解決方法其實(shí)很簡(jiǎn)單，只要把所有的表格和文本都轉(zhuǎn)換成一個(gè)嵌套的表格，就可以一起轉(zhuǎn)換成文本了。
首先按ctrl+a全選文本和表格，單擊“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”，選擇“將文本轉(zhuǎn)換為表格”。在“文本轉(zhuǎn)表格”窗口中，選中“文本分隔位置”下的“段落標(biāo)記”單選項(xiàng)，確認(rèn)完成轉(zhuǎn)換。立即切換到“表格選項(xiàng)”的“布局”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”區(qū)域的“轉(zhuǎn)換為文本”，在“將表格轉(zhuǎn)為文本”中選擇“段落標(biāo)記”單選項(xiàng)和“轉(zhuǎn)換嵌套表格”窗戶。 ”勾選選項(xiàng)，確認(rèn)完成轉(zhuǎn)換?，F(xiàn)在可以看到表格中每個(gè)單元格的數(shù)據(jù)占獨(dú)占一行，空單元格也占一行，表格外的內(nèi)容也占獨(dú)占一行（圖2 ). 由于每個(gè)單元格中數(shù)據(jù)的對(duì)齊方式不同，轉(zhuǎn)換后有的文本在中間，有的在左邊，不影響后續(xù)操作。
生成匯總表
匯總操作需要較大的頁(yè)面寬度才能顯示，所以必須先點(diǎn)擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡下的“紙張大小”選擇“其他頁(yè)面大小”，并在“頁(yè)面”中將寬度設(shè)置為最大值55.87cm設(shè)置”窗口。如果提示超出打印區(qū)域，請(qǐng)點(diǎn)擊“忽略”按鈕。
現(xiàn)在按ctrl+a 選擇所有文本，單擊“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”并選擇“將文本轉(zhuǎn)換為表格”。在“文本轉(zhuǎn)表格”窗口中輸入列數(shù)23，自動(dòng)調(diào)整操作選擇“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”，文本分隔位置選擇“段落標(biāo)記”，確認(rèn)完成轉(zhuǎn)換?，F(xiàn)在您可以看到數(shù)據(jù)匯總表，每個(gè)表有一行數(shù)據(jù)。
接下來，只需刪除不相關(guān)的列并重新組織它們。先將輸入光標(biāo)定位在第一列，單擊“表格工具”“布局”選項(xiàng)卡中的“刪除列”刪除第一列。重復(fù)此步驟，將匯總表中不需要的第2、4、6、8列一一刪除，并重新調(diào)整列寬和對(duì)齊方式。然后點(diǎn)擊“首頁(yè)”選項(xiàng)卡上的“替換”，找到@@替換為^p，即可恢復(fù)單元格中原來的段。然后選中第一行，右擊選擇“插入行”，在最前面插入一個(gè)空白行，在里面輸入標(biāo)題文字。在第一個(gè)單元格的標(biāo)題前按enter 以在表格中插入一個(gè)空白行并輸入表格的整體標(biāo)題。最后，重新設(shè)置紙張大?。▓D3），然后將當(dāng)前文件保存為“summary of technicians.docx”就大功告成了。
注意：轉(zhuǎn)換時(shí)設(shè)置的列數(shù)23是根據(jù)轉(zhuǎn)換成文本后單個(gè)表中所有數(shù)據(jù)所占的段落數(shù)來計(jì)算的。轉(zhuǎn)換成匯總表前可以將第一個(gè)表的所有文字（包括總標(biāo)題）全選，點(diǎn)擊word窗口狀態(tài)欄左側(cè)的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”，在“字?jǐn)?shù)”窗口所選內(nèi)容中的段落數(shù)。
好了，word表格數(shù)據(jù)匯總(word2010快速表格最多幾行幾列)的介紹到這里就結(jié)束了，想知道更多相關(guān)資料可以收藏我們的網(wǎng)站。