一、合同主體應(yīng)適格
對(duì)通過(guò)市場(chǎng)跟蹤所選擇的合同當(dāng)事人，應(yīng)核查其資質(zhì)證書(shū)、企業(yè)資信、注冊(cè)資本等工商登記信息，并核查其使用的印鑒是否合法與真實(shí)，及驗(yàn)明其是否具有主體資質(zhì)、權(quán)利能力、行為能力。
對(duì)于聯(lián)合體投標(biāo)的項(xiàng)目，國(guó)家有關(guān)規(guī)定或者招標(biāo)文件對(duì)投標(biāo)人的資格條件具有相關(guān)的規(guī)定，聯(lián)合體各方均應(yīng)具備規(guī)定的相應(yīng)資格條件，由同一專(zhuān)業(yè)的單位組成的聯(lián)合體應(yīng)按照資質(zhì)等級(jí)較低的單位確定聯(lián)合體的資質(zhì)等級(jí)，并應(yīng)由聯(lián)合體各方共同確定聯(lián)合體投標(biāo)單位的牽頭人。
對(duì)于代訂合同的經(jīng)辦人，應(yīng)請(qǐng)其出具委托人的授權(quán)委托書(shū)，并核查其是否處于委托書(shū)的委托權(quán)限和期限內(nèi)。
二、合同內(nèi)容應(yīng)公平合法
合同文件內(nèi)不得存在違反國(guó)家法律、行政法規(guī)的禁止性規(guī)定，否則將導(dǎo)致合同無(wú)效或者合同內(nèi)部分相關(guān)條款的無(wú)效。
依據(jù)相關(guān)法律和司法解釋的規(guī)定，合同無(wú)效的情形包括以下情況，而存在違反上述規(guī)定的施工合同將導(dǎo)致無(wú)效或者部分無(wú)效：
(1)承包人未取得建筑施工企業(yè)資質(zhì)或者超越資質(zhì)等級(jí)的;
(2)沒(méi)有資質(zhì)的實(shí)際施工人借用有資質(zhì)的建筑施工企業(yè)名義的;
(3)建設(shè)工程必須進(jìn)行招標(biāo)而未招標(biāo)或者中標(biāo)無(wú)效的;
(4)承包人非法轉(zhuǎn)包建設(shè)工程的。
在勞務(wù)分包合同中，對(duì)于分包人不能按照合同約定履行工期、質(zhì)量和文明安全施工等義務(wù)，施工企業(yè)經(jīng)常使用“罰款”作為此類(lèi)違約行為的責(zé)任承擔(dān)方式，但“罰款”一詞主要使用于行政機(jī)關(guān)對(duì)行政管理相對(duì)人的違法行為進(jìn)行的制裁，對(duì)于平等的民事主體之間則不宜適用，而應(yīng)使用賠償金、違約金等合同用辭。
在材料設(shè)備采購(gòu)合同中常有“隨建設(shè)單位的付款情況付款”的條款，但此等說(shuō)法構(gòu)成合同約定的模糊，出賣(mài)人有權(quán)隨時(shí)請(qǐng)求作為買(mǎi)受人的施工企業(yè)支付已供貨物的價(jià)款。
三、合同用辭應(yīng)規(guī)范
合同用辭應(yīng)表述準(zhǔn)確，同樣用辭的涵義應(yīng)相互一致，不能存在互相矛盾、含糊不清、易產(chǎn)生誤解或歧義的表述。
例如不能將勞務(wù)合同中的“月進(jìn)度款”寫(xiě)成“預(yù)借生活費(fèi)”，應(yīng)明確驗(yàn)收合格后付款是指“單項(xiàng)工程驗(yàn)收合格”還是“工程整體竣工驗(yàn)收合格”，應(yīng)明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是達(dá)到“結(jié)構(gòu)長(zhǎng)城杯標(biāo)準(zhǔn)”還是“獲得結(jié)構(gòu)長(zhǎng)城杯，并以獲取證書(shū)為準(zhǔn)”，“兩年保修期滿(mǎn)后付款”和“保修期滿(mǎn)兩年后付款”的約定存在著截然不同，此等內(nèi)容或其同類(lèi)內(nèi)容都是合同簽訂過(guò)程中常出現(xiàn)的問(wèn)題，需要予以嚴(yán)格的避免和消除。
四、合同形式應(yīng)與合同內(nèi)容相符
在部分施工材料采購(gòu)過(guò)程中，一方面由于建筑施工企業(yè)的各職能部門(mén)人員比較熟悉購(gòu)銷(xiāo)合同的操作，另一方面因各建筑施工企業(yè)比較重視分包合同的管理而引致相關(guān)簽字蓋章手續(xù)較購(gòu)銷(xiāo)合同的繁瑣，合同經(jīng)辦人員往往簽訂《材料購(gòu)銷(xiāo)合同》以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化蓋章手續(xù)而保障工程進(jìn)度需要等的目的，但實(shí)際簽訂的合同并非屬于僅負(fù)責(zé)材料供貨及運(yùn)輸?shù)馁?gòu)銷(xiāo)合同，而是屬于尚包括材料安裝及驗(yàn)收等的分包合同，例如對(duì)于一些石材、保溫材料的供應(yīng)合同。
在此等情況下，由于受到材料采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)文本的局限，從而未能在合同內(nèi)約定工期、工程質(zhì)量驗(yàn)收及詳細(xì)結(jié)算依據(jù)、程序等條款，一旦施工企業(yè)在產(chǎn)生合同糾紛下追討供貨商的工期違約、質(zhì)量驗(yàn)收不合格等的賠償，則很難找到相應(yīng)的合同依據(jù)。
例如在一起配電箱等的材料設(shè)備采購(gòu)合同糾紛中，合同約定“工程驗(yàn)收付合同價(jià)的10%”，工程驗(yàn)收是否發(fā)生成為雙方爭(zhēng)議的焦點(diǎn)。供貨商認(rèn)為工程驗(yàn)收指設(shè)備驗(yàn)收，即貨到后通電一試即可，驗(yàn)收的義務(wù)由買(mǎi)受人承擔(dān)，買(mǎi)受人自行對(duì)機(jī)器進(jìn)行調(diào)試證明合格即為驗(yàn)收;而施工企業(yè)則認(rèn)為驗(yàn)收指供電設(shè)備所屬系統(tǒng)的驗(yàn)收，作為施工單位的買(mǎi)受人無(wú)權(quán)驗(yàn)收，應(yīng)由供電局執(zhí)行驗(yàn)收，故出賣(mài)人要求的合同價(jià)10%的貨款支付尚不具備付款條件。
此類(lèi)糾紛在施工企業(yè)的合同管理中非常普遍，故對(duì)于名為購(gòu)銷(xiāo)合同、實(shí)為分包合同的合同，應(yīng)盡量使用分包合同的適用文本，或參照分包合同的管理要求而對(duì)所使用的材料采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)文本做出所需的完善。
五、重視黑白合同
“白合同”即在當(dāng)?shù)卣鞴懿块T(mén)備案的合同。一些建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)包人可能要求與承包人在備案合同基礎(chǔ)上另行簽訂相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議，并在其中就價(jià)款、工期、質(zhì)量、讓利、取費(fèi)等對(duì)承包人提出相對(duì)“白合同”而言更為苛刻的合同條件，以作為執(zhí)行合同使用，從而構(gòu)成“黑合同”。
根據(jù)最高人民法院司法解釋的規(guī)定，當(dāng)事人就同一建設(shè)工程另行訂立的建設(shè)工程施工合同與經(jīng)過(guò)備案的中標(biāo)合同實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容不一致的，應(yīng)當(dāng)以備案的中標(biāo)合同作為結(jié)算工程價(jià)款的根據(jù)。簡(jiǎn)言之，白合同的效力高于黑合同，該司法解釋為平衡建筑市場(chǎng)發(fā)承包雙方利益、維護(hù)承包人權(quán)利提供了相關(guān)的法律依據(jù)。
施工企業(yè)在目前無(wú)力改變“兩套合同”的現(xiàn)狀下，應(yīng)以超過(guò)發(fā)包人的熱情而追求白合同的簽訂，而不能簡(jiǎn)單認(rèn)知為白合同僅用于合同備案及無(wú)所謂。當(dāng)合同的實(shí)質(zhì)性條款發(fā)生變更后，施工企業(yè)應(yīng)積極的敦促發(fā)包人適時(shí)辦理相關(guān)的合同變更備案手續(xù)。
值得說(shuō)明的是，上述司法解釋條款的出臺(tái)已日益獲得發(fā)包人的重視;發(fā)包人以節(jié)省備案費(fèi)用為理由而壓低備案合同價(jià)款或者在黑白合同內(nèi)采用不同的計(jì)價(jià)方式等，都會(huì)給合同雙方的實(shí)際合同履約帶來(lái)很大的問(wèn)題。遇到此等情況時(shí)，施工企業(yè)應(yīng)在合同履行中時(shí)刻注意兩個(gè)合同的差異存在，并適時(shí)做好相關(guān)的準(zhǔn)備。
六、合理限制三方協(xié)議、債權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議在分包合同中的應(yīng)用
建設(shè)工程的合同安排中常常存在由發(fā)包人選定指定分包人、由總承包人與指定分包人簽訂相關(guān)分包合同、并由發(fā)包人直接支付分包工程款給指定分包人的情況。在此情況下，雖然通過(guò)合同約定甚至通過(guò)簽訂相關(guān)的三方協(xié)議而免除了總承包人履行分包工程付款的義務(wù)，但是合同條款內(nèi)沒(méi)有對(duì)總承包人自行分包的分包人與指定分包人的有關(guān)合同權(quán)責(zé)做出進(jìn)一步的規(guī)定。
例如總承包人自行分包的分包人造成的工期延誤屬于總承包人自行造成的延誤、發(fā)包人不負(fù)責(zé)補(bǔ)償給總承包人造成的損失，但指定分包人造成的工期延誤屬于發(fā)包人及總承包人均不承擔(dān)責(zé)任的延誤、但發(fā)包人須負(fù)責(zé)補(bǔ)償給總承包人造成的損失等。由于沒(méi)有此類(lèi)條款的約定，合同履行中極易引致合同雙方的爭(zhēng)議，從而影響到合同的正常履行，故須注意予以補(bǔ)全。
合同履行過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題
洽商變更應(yīng)重視價(jià)款請(qǐng)求權(quán)
《施工合同》示范文本通用條款第31條“確定變更價(jià)款”內(nèi)對(duì)承包人提出變更價(jià)款報(bào)告和發(fā)包人工程師確認(rèn)變更價(jià)款報(bào)告做出了明確的時(shí)限規(guī)定(均為14天)，其中的第31.2條內(nèi)并規(guī)定了若承包人在雙方確定變更后14天內(nèi)不向工程師提出變更工程價(jià)款報(bào)告，則視為該項(xiàng)變更不涉及合同價(jià)款的變更。
故施工企業(yè)辦理洽商變更時(shí)應(yīng)充分重視所述的14天時(shí)限限制，并遵循此等程序性約定而建立動(dòng)態(tài)的、系統(tǒng)的洽商變更內(nèi)部管理臺(tái)帳，在接到洽商后于臺(tái)帳中載明洽商發(fā)生的時(shí)間，妥善保管原件，適時(shí)將復(fù)印件提交給相關(guān)的預(yù)算人員計(jì)算具體費(fèi)用，并在14天內(nèi)報(bào)出《洽商變更費(fèi)用報(bào)審表》，及同時(shí)請(qǐng)監(jiān)理工程師或者甲方代表在《工程變更洽商編報(bào)登記表》上履行文件接收的簽署手續(xù)，包括在簽收表上填妥變更單編號(hào)、變更內(nèi)容、變更日期、調(diào)整價(jià)款、編報(bào)日期、簽收時(shí)間、簽收人等內(nèi)容，簽收表的每一條內(nèi)容都應(yīng)按時(shí)間順序而與《洽商記錄》一一對(duì)應(yīng)。
否則，逾期不提交獲得確認(rèn)的《洽商變更費(fèi)用報(bào)審表》，可能構(gòu)成承包人對(duì)合同賦予的價(jià)款請(qǐng)求權(quán)的放棄。
重視經(jīng)濟(jì)索賠的管理
當(dāng)出現(xiàn)如甲供材料延遲供貨、指定分包合同延誤、重大設(shè)計(jì)變更等情況和付款延遲等發(fā)包人違約情況時(shí)，承包人可向發(fā)包人提出工期延長(zhǎng)和直接損失補(bǔ)償?shù)乃髻r;在此等情況下，施工企業(yè)須注意遵循合同約定的索賠提出時(shí)限。
根據(jù)《施工合同》示范文本通用條款第36條“索賠”的約定，承包人應(yīng)在索賠事件發(fā)生后28天內(nèi)向工程師發(fā)出索賠意向通知，并在發(fā)出索賠意向通知后28天內(nèi)向工程師提出延長(zhǎng)工期和/或直接損失補(bǔ)償?shù)乃髻r報(bào)告及有關(guān)資料。
施工企業(yè)應(yīng)注意掌握發(fā)生索賠事件的原因、確定有權(quán)索賠的合同條款依據(jù)、準(zhǔn)備索賠金額計(jì)算的相關(guān)證據(jù)和人材機(jī)費(fèi)用的計(jì)算方法等，從而使索賠的提出具有法律依據(jù)和事實(shí)依據(jù)。施工企業(yè)還需注重誠(chéng)信履約，為索賠的解決創(chuàng)造良好的合作基礎(chǔ)，并防止對(duì)方提出反索賠。施工企業(yè)并應(yīng)正確掌握索賠的尺度，既不能關(guān)系至上、義氣第一，從而忽視應(yīng)有的合理索賠;也不能過(guò)分斤斤計(jì)較而影響到融洽的項(xiàng)目合作關(guān)系。施工企業(yè)應(yīng)將當(dāng)前利益與長(zhǎng)遠(yuǎn)利益、工作關(guān)系與企業(yè)信譽(yù)相互權(quán)衡而做出所需的合理取舍，以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。
掌握結(jié)算的主動(dòng)權(quán)
項(xiàng)目實(shí)踐中常常存在由于建設(shè)單位的推諉而遲遲不能順利進(jìn)行工程結(jié)算的情況，最高人民法院為此出臺(tái)了《關(guān)于審理建設(shè)工程施工合同糾紛案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》，其中的第20條規(guī)定：當(dāng)事人約定，發(fā)包人收到竣工結(jié)算文件后在約定期限內(nèi)不予答復(fù)，視為認(rèn)可竣工結(jié)算文件的，按照約定處理。
該司法解釋確立了“過(guò)期視為認(rèn)可”的原則，其立法用意即有效制約發(fā)包人逾期不結(jié)算工程價(jià)款，從而鼓勵(lì)合同雙方對(duì)結(jié)算期限的法律后果做出明確約定。施工企業(yè)應(yīng)善于利用此條款的規(guī)定，在備案合同中寫(xiě)明“工程竣工驗(yàn)收后，乙方提出工程結(jié)算并將相關(guān)資料移交甲方，甲方自接到上述資料后 天內(nèi)審核完畢，到期未提出異議，視為已方提交的結(jié)算已獲得甲方的認(rèn)可”，或者在合同結(jié)算條款中約定執(zhí)行《建設(shè)工程價(jià)款結(jié)算暫行辦法》規(guī)定。
做好工程資料的管理
施工過(guò)程會(huì)形成各種類(lèi)型的大量工程資料，其中對(duì)訴訟工作具有較高價(jià)值的資料主要有：招投標(biāo)文件、合同、洽商記錄、認(rèn)(限)價(jià)單、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、竣工驗(yàn)收單、圖紙等。
施工企業(yè)應(yīng)在合同履行中做好此等資料原件的收集和保管。法律規(guī)定：無(wú)法與原件核對(duì)的復(fù)印件不能單獨(dú)作為認(rèn)定案件事實(shí)的依據(jù);在只有復(fù)印件而沒(méi)有原件、對(duì)方當(dāng)事人又對(duì)該證據(jù)予以否認(rèn)的情況下，復(fù)印件不能單獨(dú)作為認(rèn)定事實(shí)的依據(jù)，需要其他相關(guān)證據(jù)進(jìn)行證據(jù)補(bǔ)強(qiáng)。
施工企業(yè)還應(yīng)規(guī)范相關(guān)文件的簽字、簽收手續(xù)，洽商記錄、索賠報(bào)告、結(jié)算書(shū)應(yīng)有接收單位授權(quán)簽收人的簽收記錄，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有與會(huì)人員的親筆簽名，打印的名字不具法律效力。在對(duì)方拒絕簽收情況下，可采用特快專(zhuān)遞或者公證送達(dá)的方式完成相關(guān)的證據(jù)保全。
提高形成證據(jù)的能力
施工企業(yè)在注重工程資料積累的同時(shí)，還應(yīng)注意每份證據(jù)是否具有證明力以及所具有證明力的大小。例如對(duì)于同樣一份工期延期協(xié)議，有的協(xié)議為“××工程竣工時(shí)間×年×月×日”，下附甲方蓋章;而另一份協(xié)議則為“××工程雙方協(xié)商同意工期延期至×年×月×日竣工”或“應(yīng)甲方要求，竣工日期延至×年×月×日”。第一份協(xié)議顯然僅能證明工程的實(shí)際竣工時(shí)間，發(fā)包人仍有權(quán)追究承包人的工期延誤賠償責(zé)任;而第二份協(xié)議則說(shuō)明了承包人不承擔(dān)相關(guān)的工期延長(zhǎng)責(zé)任，只要承包人在順延后的竣工日期前完工，即不承擔(dān)相關(guān)的工期延誤賠償責(zé)任。
《會(huì)議紀(jì)要》的內(nèi)容反映了施工過(guò)程的實(shí)際進(jìn)展情況，其上有發(fā)包人、承包人、監(jiān)理單位三方的簽字，故每份會(huì)議紀(jì)要實(shí)質(zhì)上相當(dāng)于一份協(xié)議，在訴訟中具有很強(qiáng)的證明力，特別是對(duì)于索賠事件的處理。施工企業(yè)應(yīng)對(duì)監(jiān)理單位整理的《會(huì)議紀(jì)要》認(rèn)真逐條的審閱、修改及謹(jǐn)慎簽字，并應(yīng)努力將甲供貨物延遲供貨、指定分包工程滯后等情況盡可能的載入《會(huì)議紀(jì)要》中，以作為日后索賠或反索賠的依據(jù)。
恰當(dāng)運(yùn)用訴訟技巧
提請(qǐng)?jiān)V訟或者仲裁后，施工企業(yè)應(yīng)恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用訴訟技巧。例如通過(guò)使用錄音公證而證明施工中簽字人的身份及相關(guān)的施工決議事項(xiàng)等;適時(shí)申請(qǐng)?jiān)V前財(cái)產(chǎn)保全，采取查封房產(chǎn)、凍結(jié)賬號(hào)等措施而保證將來(lái)判決的執(zhí)行;運(yùn)用《合同法》第286條款及相關(guān)司法解釋的規(guī)定而向法院申請(qǐng)確認(rèn)工程款的優(yōu)先受償權(quán);恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用公證，郵寄送達(dá)等保全公證手段而對(duì)《催款函》等進(jìn)行證據(jù)保全以防止喪失訴訟時(shí)效。
隨著目前建筑市場(chǎng)法律體系的逐步完善、各種合同標(biāo)準(zhǔn)文本的推廣使用，以及施工企業(yè)內(nèi)部印章管理、合同會(huì)簽、合同交底等制度的建立和完善，施工企業(yè)的合同管理工作在預(yù)防和減少糾紛產(chǎn)生，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和成本、促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展上越來(lái)越發(fā)揮著巨大的作用。施工企業(yè)只有遵循合同的約定正確履行合同義務(wù)、并通過(guò)自身合同管理水平的不斷提高，才能滿(mǎn)意實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。