(一)建立儀器設(shè)備檔案
儀器設(shè)備檔案是正確使用儀器設(shè)備，考核和評價儀器設(shè)備完好程度的重要依據(jù)。儀器設(shè)備的技術(shù)檔案內(nèi)容主要分為兩大部分，即原始檔案和使用檔案。所有對測試結(jié)果有影響的儀器設(shè)備均應(yīng)建立儀器設(shè)備使用檔案，并對儀器設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一編號和管理。實驗室應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的建立，負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的校準(zhǔn)、維修和狀態(tài)控制。大型儀器設(shè)備應(yīng)設(shè)有儀器設(shè)備主管人，并根據(jù)文件要求，負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)。
1.原始檔案
原始檔案包括儀器設(shè)備的申請報告(論證報告),訂貨合同和驗收記錄，以及隨儀器設(shè)備帶來的全部技術(shù)資料(如：儀器設(shè)備的結(jié)構(gòu)原理圖、電路圖、出廠檢驗單及合格證、使用說明、附件及備品備件明細(xì)表等),原始檔案還包括根據(jù)儀器設(shè)備所建立的設(shè)備檔案冊，具體內(nèi)容如下：
(1)設(shè)備名稱、生產(chǎn)廠家、型號、設(shè)備編號、價格、存放位置、設(shè)備的到貨日期、啟用日期及主管人等，收到時的狀態(tài)(新、舊、重新調(diào)試)。
(2)儀器設(shè)備操作手冊、使用維護(hù)說明書及操作規(guī)程(可單獨存放于使用區(qū)域)。
(3)儀器設(shè)備驗收及調(diào)試報告。
(4)儀器設(shè)備的計量/校準(zhǔn)記錄。
(5)儀器設(shè)備維修記錄。
(6)儀器設(shè)備維護(hù)要求。
(7)如果儀器設(shè)備已不在實驗室，則應(yīng)在清單上注明其次的使用時間和原因。
2.使用檔案
儀器設(shè)備的使用檔案包括工作日志和維護(hù)保養(yǎng)記錄等。工作日志主要記錄儀器設(shè)備每次使用的操作人員、操作時間、儀器設(shè)備運行情況、工作內(nèi)容及結(jié)果等，是考核儀器設(shè)備使用效益的重要依據(jù)。維護(hù)保養(yǎng)記錄主要記錄儀器設(shè)備的故障現(xiàn)象、原因、排除故障的措施、維修記錄、校準(zhǔn)及核查記錄等技術(shù)指標(biāo)。使用檔案是儀器設(shè)備性能和技術(shù)指標(biāo)的歷史記錄，也是考核儀器設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的依據(jù)。
為了保證儀器設(shè)備的原始狀態(tài)和性，在每一臺儀器設(shè)備附近應(yīng)設(shè)置儀器設(shè)備標(biāo)牌，內(nèi)容可包括儀器設(shè)備名稱(中/英)、型號、設(shè)備編號、價格、生產(chǎn)廠家、啟用日期和主管人等信息。
（二）儀器設(shè)備的標(biāo)識
儀器設(shè)備的標(biāo)識主要包括資產(chǎn)標(biāo)識、計量合格標(biāo)識、停用標(biāo)識和儀器設(shè)備標(biāo)牌等。
1.資產(chǎn)標(biāo)識
每臺儀器設(shè)備有一個資產(chǎn)標(biāo)識，并粘貼在儀器設(shè)備的顯眼位置，標(biāo)識內(nèi)容包括設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號、使用部門和保管人等。有條件的實驗室還可將資產(chǎn)標(biāo)識加上條形碼便于進(jìn)行信息化管理。這種條形碼可批量印制或電子系統(tǒng)生成，其長、寬一般約4cm和3cm,粘貼性能好、顏色自定(注意與其他標(biāo)識易于區(qū)別),格式與內(nèi)容見圖1。
實驗室儀器設(shè)備的管理、使用及原則
圖1 資產(chǎn)標(biāo)識示意圖
2.計量合格標(biāo)識
計量設(shè)備應(yīng)有計量標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容包括設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號、溯源單位、有效期和簽發(fā)人等。計量部分合格但可降級使用的還應(yīng)用醒目顏色予以標(biāo)識(如：黃色)并注明降級后的使用范圍。格式與內(nèi)容見圖2。
實驗室儀器設(shè)備的管理、使用及原則
圖2 計量合格標(biāo)識示意圖
3.停用標(biāo)識
停用的儀器設(shè)備有一個停用標(biāo)識(一般為紅色),內(nèi)容包括設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號、停用原因、有效期和簽發(fā)人等。格式與內(nèi)容見圖3。
實驗室儀器設(shè)備的管理、使用及原則
圖3 停用標(biāo)識示意圖
4.設(shè)備標(biāo)牌
大型設(shè)備或?qū)υ囼灲Y(jié)果有直接重要影響的關(guān)鍵設(shè)備可設(shè)置設(shè)備標(biāo)牌，上面注明操作規(guī)程說明和主要儀器信息。
(三)儀器設(shè)備使用保管人
每臺儀器設(shè)備有1位專門的使用保管人，負(fù)責(zé)該儀器設(shè)備的使用或保管，大型儀器設(shè)備可增加儀器設(shè)備保管人。
(四)培訓(xùn)
儀器設(shè)備投入正常使用前，設(shè)備管理部門或使用部門可根據(jù)需要組織供貨方對使用部門的人員進(jìn)行技能培訓(xùn)。對于大型儀器設(shè)備和(或)經(jīng)使用部門認(rèn)定為重要的儀器設(shè)備，要編制儀器設(shè)備操作指導(dǎo)書和維護(hù)檢修規(guī)程，并實行持證上機(jī)操作管理。必要時有2位或2位以上使用保管人，確保使用人和儀器設(shè)備的安全。
所有儀器設(shè)備的使用人員應(yīng)經(jīng)過專門的技術(shù)培訓(xùn)，獲得相應(yīng)的技術(shù)資格并經(jīng)批準(zhǔn)后方可上機(jī)操作。使用人員在操作時，應(yīng)嚴(yán)格按儀器設(shè)備操作指導(dǎo)書的要求開機(jī)測試，使用后要認(rèn)真填寫使用記錄，標(biāo)明目前儀器設(shè)備的運行狀態(tài)。儀器設(shè)備的使用和維護(hù)說明書以及操作維護(hù)指導(dǎo)書等文件，可放在使用人員的工作區(qū)域內(nèi)，便于使用人員及時獲取和使用。
(五)儀器設(shè)備環(huán)境
儀器設(shè)備所在環(huán)境應(yīng)符合儀器設(shè)備功能要求。如果需移動且可能對儀器設(shè)備的性能有影響時，應(yīng)對其性能狀態(tài)進(jìn)行確認(rèn)，必要時應(yīng)重新校準(zhǔn)/計量。大型儀器設(shè)備投入正常使用后，未經(jīng)管理部門許可，原則上不得隨意借用和改變原安裝形式與位置。
(六)使用記錄
儀器設(shè)備使用管理人員應(yīng)按gb/t 27025-2008/iso/iec 17025:2017和其他相關(guān)規(guī)定要求認(rèn)真做好日常使用記錄。記錄內(nèi)容包括開關(guān)機(jī)時間、儀器設(shè)備運行狀況、檢測對象、檢測項目、使用人等。對于貴重或復(fù)雜的儀器設(shè)備和(或)經(jīng)使用部門認(rèn)定為重要的儀器設(shè)備，必須有專門的儀器設(shè)備使用登記記錄，記錄可以是物理和(或)電子的。
(七)使用率
使用率有日使用率和月使用率等表示方式。
日使用率=每日開機(jī)時間/每日正常工作時間×99%
月使用率=每月開機(jī)天數(shù)/每月正常工作天數(shù)× 99%
(八)完好率
儀器設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查，保證在用的儀器設(shè)備運行正常，性能達(dá)到要求，結(jié)構(gòu)完好，技術(shù)資料齊全，無泄露，無安全問題。儀器設(shè)備完好率的檢查方法及判定可參見sn/t 1656-2005《檢驗檢疫設(shè)備完好通用檢查方法》。
設(shè)備完好率＝ 被檢查的設(shè)備完好臺數(shù)/被檢查總臺數(shù)× 99%