1、歸檔工程文件組卷分類必須清楚，將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊，并按工程進度依次編制流水編號。
2、移交資料類別必須齊全，內(nèi)容完整。
3、歸檔的工程文件原則上為原件。沒有原件時，復(fù)印件要清晰，并注明原件存放位置。
4、歸檔文件應(yīng)字跡清楚、簽字蓋章手續(xù)完備。
5、工程資料統(tǒng)一采用a4紙規(guī)格，不符合標準的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達到a4幅面(297mm×210mm)規(guī)格，圖標欄露在外面。由政府及專業(yè)檢測機構(gòu)編制的裝訂成冊的文件材料（如勘察報告）除外。
6、工程資料盡量使用計算機打?。ê灻腿掌诔猓坏檬褂猛扛囊盒薷?；簽字和蓋章程序要完備，不得使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等易褪色的書寫材料。
7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖，不能使用二底圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件。
8、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章和設(shè)計出圖專用章?？⒐D的折疊方式要符合檔案館的要求(一般情況下是折成手風琴的樣式，見下圖1）竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。
作為資料員的你，知道工程移交資料要求嗎？_2
竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標欄上方空白處。（圖章示例見下圖2）
作為資料員的你，知道工程移交資料要求嗎？_3
9、凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當重新繪制竣工圖，并在圖標上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。
10、制作竣工圖只能以圖紙會審、設(shè)計變更、工程洽商單三種為修改依據(jù)。