談對工程項目管理索賠的認識
內(nèi)容提要：索賠是社會科學與自然科學融為一體的邊緣科學。在市場經(jīng)濟趨于發(fā)展的我國建筑市場，任何工程項目管理中出現(xiàn)索賠都是不可避免，項目管理者要想成功管理和經(jīng)濟效益最大化，就必須重視工程索賠問題，增強索賠意識。當然，索賠管理它涉及到工程技術(shù)、工程管理、商貿(mào)、財會、法律和公共關(guān)系等諸多方面。索賠工作處理得好壞直接關(guān)系項目管理層的綜合管理水平乃至項目管理的成敗。無論業(yè)主還是承包商，合同管理都是項目管理的重要構(gòu)成，工程索賠作為合同管理的一部分，卻是一項極其重要、且具復雜性而又系統(tǒng)性、既嚴格又細致的工作內(nèi)容，它能直接影響合同執(zhí)行的最終結(jié)果。所以，探討和關(guān)注建設(shè)工程項目管理中的索賠是很有實際意義的。
十幾年來，我國逐漸推行工程建設(shè)項目監(jiān)理制，這是與國際接軌邁出了時代步伐，隨著加入wto后市場經(jīng)濟體制的建筑市場建立與發(fā)展，工程建設(shè)監(jiān)理制的普及與深入，深化工程項目管理中的索賠勢在必行。當然，在一般情況下人們通常說的索賠是指承包商向業(yè)主的索賠，其實是雙向互動的。索賠的成立是建立在違約事實和損害后果都已經(jīng)客觀存在的基礎(chǔ)上。索賠屬于經(jīng)濟補償，是一種正當?shù)臋?quán)利要求，恪守合同是業(yè)主和承包商的共同義務，只有堅持守約才能保證合同的正常實施。然而，不可避免的工程索賠變得尤為突出，通過管理求得效益最大化更具挑戰(zhàn)性，成功的企業(yè)在利用強大的技術(shù)力量管理其資產(chǎn)同時加強索賠管理從而創(chuàng)造更大利潤。
項目管理中的索賠是綜合性的、高層次的管理工作。索賠的成功與否直接影響到工程項目的工期和成本。索賠是項目管理綜合水平的體現(xiàn)。如何面對索賠進行項目管理，是顯現(xiàn)承包商或業(yè)主的管理水平問題與實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。本文結(jié)合自己十幾年來在建設(shè)工程項目中對待工程索賠管理有如下一些認識。
一、索賠基礎(chǔ)
1、建設(shè)工程項目中，工程索賠一般是由于非己方原因?qū)е鹿こ坍a(chǎn)生局部或部分工程停工、誤工、返工、材料浪費、設(shè)計變更、質(zhì)量下降、質(zhì)量事故、安全事故、政策變化、違規(guī)等事件影響引起的人工和機械設(shè)備費用增加、工期延誤、成本金和利息增加、外部環(huán)境變化、產(chǎn)品物非所值、出現(xiàn)連帶損失和由此造成的其他費用增加等的損失補償。
索賠依據(jù)一般包括建設(shè)工程招投標文件、技術(shù)規(guī)范、施工圖紙、業(yè)主與承包商簽訂的合同協(xié)議、業(yè)主對承包商施工進度計劃的批復、業(yè)主或監(jiān)理下達的設(shè)計變更文件和指令、承包商與業(yè)主的承諾、施工方案、項目管理大綱、以及與工程相關(guān)的法律法規(guī)和各項往來文件等。索賠價款或工期的計算一般參照承包商與業(yè)主簽訂的合同或招投標文件中的工程量清單、預算定額、編制辦法、機械臺班單價，地方性的定額補充和編制辦法，以及在施工過程中發(fā)生的往來文件為根據(jù)。
2、應當具備全面的綜合素質(zhì)，充分了解工程招投標文件和自身條件，通過研究在施工過程中各方面、各環(huán)節(jié)相關(guān)的文件和往來文件以及法律法規(guī)，對事件存在的各種因素以靈敏的嗅覺與感覺尋找索賠機會，進行分析并確定是否符合索賠。
3、通過對合同實施的跟蹤、分析、診斷，發(fā)現(xiàn)索賠機會；進行事件原因分析，成立索賠方案；進行事件影響分析，確定工期或費用損失的索賠數(shù)值；收集證據(jù)，并且做到及時、準確地進行索賠報告。
4、認真研究合同，了解合同約定的賠償范圍、條件和方法，嚴格按照有關(guān)規(guī)定進行合同管理，保證索賠能提供充分的依據(jù)、論據(jù)和數(shù)據(jù)。
二、索賠原則
1、根據(jù)發(fā)生事件的不同角度，按不同標準，區(qū)分不同類型，采取不同的實施辦法進行索賠管理。
2、熟悉相關(guān)法律和關(guān)聯(lián)文件，一切皆以證據(jù)做保證，明確方向，積極實施。要求索賠要以清晰的概念和單刀直入的方法闡述并報告發(fā)生的事實，規(guī)避與對方糾纏，直接要求索賠。
3、及時發(fā)現(xiàn)與報告，根據(jù)招投標文件與合同要求中有關(guān)規(guī)定提出索賠意向，意向書中應包含索賠項目（分部分項名稱）、索賠事由及依據(jù)、事件發(fā)生起算日期和估算損失，務必附有詳細的計算資料和證明。這樣監(jiān)理工程師通過意向書就可以大致了解整個事件的過程、影響程度以及索賠意愿和要求。
4、索賠意向書報告給監(jiān)理工程師后應經(jīng)主管監(jiān)理工程師簽字確認，必要時應當會同部門總管、部門負責人和現(xiàn)場監(jiān)理工程師一起核實。
5、經(jīng)總監(jiān)理工程師簽字確認后索賠意向書及時歸檔，同時收集證據(jù)，所有工程費用或工期索賠均須附有現(xiàn)場工程監(jiān)理工程師已經(jīng)認可的記錄和計算資料以及相關(guān)的證明材料。
6、及時作出階段性索賠報告和最終索賠報告，并具備有效證據(jù)及數(shù)據(jù)，同時抄送給相關(guān)單位。
三、索賠程序
1、提出索賠意向
⑴通過對事件的分析與比較，及時發(fā)現(xiàn)并準確把握索賠機會，提出索賠意向。
⑵當發(fā)現(xiàn)索賠事件后，在合同規(guī)定的時限內(nèi)及時向監(jiān)理工程師提出索賠意向通知，明確表示對事件的索賠意愿和要求。
2、索賠工作準備
⑴通過對合同實施的跟蹤、分析、診斷，進行詳細調(diào)查，了解事件經(jīng)過、前因后果，掌握事件真實情況。
⑵針對事件損害的原因和范圍進行分析，判斷索賠事件是否具備法律依據(jù)。
⑶進行索賠事件影響分析，研究事件影響損失程度和結(jié)果，確定索賠價值。
⑷應在索賠事件持續(xù)期間一直保持有完整的索賠理由、索賠事件的影響、索賠價值的計算等詳細資料和記錄。
⑸起草索賠報告，表達索賠要求并附有支持這個要求的詳細依據(jù)資料。
3、索賠分類時限與過程
⑴圖紙延期的索賠：當接到中標通知書后的規(guī)定時間內(nèi)，承包商可以得到由業(yè)主或其委托的設(shè)計單位免費提供的施工圖紙、技術(shù)規(guī)范和其他技術(shù)資料，接受技術(shù)交底，否則承包商可以依照合同約定提出索賠申請，以接到中標通知書后的規(guī)定時間期滿后的第2天為索賠起算日，收到圖紙及相關(guān)資料的日期為索賠結(jié)束日。
⑵惡劣氣候?qū)е碌乃髻r：一般為工程損失索賠和工期索賠；此類索賠計算應在惡劣氣候條件開始影響的第一天為起算日，惡劣氣候條件終止日為索賠結(jié)束日。
⑶監(jiān)理工程師導致的索賠：以收到監(jiān)理工程師書面指令當天為起算日，按其指令完成該項工作的日期為索賠事件結(jié)束日。
⑷工程變更的索賠：一般是指工程項目已經(jīng)在施工階段或此后進行的設(shè)計變更，或工程施工項目增加或局部尺寸、數(shù)量變化等，因此承包商應為收到監(jiān)理工程師書面工程變更指令或業(yè)主下達的變更文件日期為起算日，變更工程完成日為索賠結(jié)束日。
⑸不可預見引起的索賠：由于在工程招投標時施工圖紙或其他技術(shù)資料不全，如地質(zhì)、地基處理等項目使承包商無法作出正確計算，此類一般索賠工程量增加或需重新投入新工藝、新設(shè)備等費用和工期。承包商計算索賠起算日應在雙方確認未預見的情況開始出現(xiàn)的第一天為起算日，終止日為索賠結(jié)束日。
⑹外部環(huán)境引起的索賠：由于外部環(huán)境條件影響，如征地拆遷、施工條件、用地的出入權(quán)和使用權(quán)等屬業(yè)主原因引起的索賠。根據(jù)監(jiān)理工程師批準的施工計劃影響的第一天為起算日。經(jīng)業(yè)主協(xié)調(diào)或外部環(huán)境影響消失日為索賠事件結(jié)束日。
⑺承包商原因?qū)е碌谌郊m紛的索賠：由于承包商延誤工期導致業(yè)主違約于第三方，以施工合同約定工程交付日為起算日，辦理交付使用手續(xù)后為結(jié)束日，同時轉(zhuǎn)移第三方要求的賠償于承包商；由于質(zhì)量問題違約于第三方，承包商除按合同規(guī)定保證質(zhì)量達到合格外，同時轉(zhuǎn)移第三方要求的賠償于承包商。
⑻如果索賠事件持續(xù)存在，28天還不能算出索賠額和工期展延天數(shù)時，應當按照合同約定或工程師合理要求的時間間隔（一般為28天），定期陸續(xù)報告每個時間段內(nèi)的索賠要求和索賠證據(jù)資料，在該項索賠事件的影響結(jié)束后的28天內(nèi)，整理索賠論證資料并累計索賠總額，做出最終索賠報告。
4、事件記錄
⑴索賠意向書提交后，就應從索賠事件起算日起至索賠事件結(jié)束日止認真做好同期記錄。索賠事件造成現(xiàn)場損失時，必須做好現(xiàn)場情況資料收集和影音資料的完整收集，且裝訂、說明后通過監(jiān)理工程師簽字確認，作為索賠證據(jù)。
⑵記錄內(nèi)容包括事件發(fā)生時和過程中現(xiàn)場實際狀況、造成現(xiàn)場人員、機械設(shè)備的損害和閑置清單；工期延誤時間；損害影響程度；費用增加項目的所需人員、機械、材料數(shù)量、有效票據(jù)等。
5、階段性索賠報告
⑴當索賠事件在持續(xù)進行時，承包商應當向監(jiān)理工程師提交索賠事件的階段性索賠報告，說明索賠事件的損失款額和損害影響程度以及工期索賠。
⑵當某項索賠事件通過長時間影響結(jié)束后，應該累計結(jié)果作出最終索賠報告。
6、最終索賠報告
⑴當索賠事件造成的影響結(jié)束后，應在合同規(guī)定時間內(nèi)向監(jiān)理工程師提交最終索賠報告。
⑵報告應包括以下內(nèi)容：①正式文件。②填寫索賠項目、依據(jù)、證明文件、索賠金額和索賠工期的申請表。③己批復的索賠意向書。④索賠事件的起因、經(jīng)過和結(jié)束的過程描述及其編制說明。⑤與索賠事件有關(guān)的各種往來文件，包括證明材料和計算資料等附件。
四、索賠管理
1、由于工程項目建設(shè)周期比較長，為完整、真實地反映索賠情況必須建立臺帳，本來在工程上發(fā)生的事件就是工程竣工檔案資料的重要組成部分，所以要認真、嚴格地建立、健全工程索賠臺帳和檔案。
2、索賠臺帳必須反映索賠事件發(fā)生的原因、影響程度與結(jié)果，索賠發(fā)生的時間，索賠意向提交的時間，索賠結(jié)束的時間，索賠申請的工期和金額，監(jiān)理工程師審核或業(yè)主審批的結(jié)果等內(nèi)容。
3、對合同工期內(nèi)發(fā)生的每宗索賠事件均應及時登記。裝訂成規(guī)范完整的檔案資料，工程完工后作為工程竣工資料一部分。
五、避免誤區(qū)
1、首先要明確索賠是雙向的。通常泛稱索賠是指承包商向業(yè)主的索賠，而反索賠指業(yè)主向承包商的索賠，其實是雙方同時互動，互相存在的。
2、當索賠事件發(fā)生時，有些施工企業(yè)由于受我國傳統(tǒng)工程管理模式的影響，顧慮與業(yè)主、監(jiān)理方面的關(guān)系問題，沒有認真對待索賠。
3、項目管理人對索賠工作意識不到位，沒有深刻認識索賠管理及程序，導致無法把握索賠及其結(jié)果，造成事件存在、索賠流產(chǎn)。
4、項目管理人對招投標文件、技術(shù)規(guī)范和業(yè)主、監(jiān)理、承包商之間相關(guān)及其往來的文件理解不夠深刻，對已經(jīng)發(fā)生的事件無法判斷而沒有索賠。
5、只注重提出索賠意向，不重視索賠過程中的時限和證據(jù)收集，未按合同要求區(qū)分階段性索賠和及時作出最終索賠報告或索賠無效。
6、索賠概念不夠明確。很多項目管理人認為只有承包商向業(yè)主索賠，沒有考慮業(yè)主向承包商的索賠，或者沒有考慮對方的反索賠。
六、結(jié)論
總之，工程索賠是合同管理的重要環(huán)節(jié)，更是項目管理的重要內(nèi)容。工程索賠是一項知識和技術(shù)面很廣，復雜而又系統(tǒng)性很強的工作，不但要善于發(fā)現(xiàn)和把握索賠機會，還要善于收集與整理索賠有關(guān)依據(jù)和資料。要對合同中索賠事項深刻理解，要有高度的責任心和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，充分理解招投標文件、設(shè)計文件、施工圖紙、技術(shù)規(guī)范和業(yè)主、監(jiān)理、承包商之間簽訂的合同協(xié)議以及各項往來性文件與相關(guān)法規(guī)，按照依合同、重證據(jù)、講技巧、樹信譽的原則，及時、準確、嚴格地按照程序進行索賠工作，這樣才能切實維護自己的合法權(quán)益，取得效益最大化。
工程索賠是利用經(jīng)濟杠桿進行項目管理的有效手段，對承包商、業(yè)主和監(jiān)理來說，處理索賠問題的成功與否，即可反映其對項目管理的水平如何。索賠的健康開展對于培育和發(fā)展建設(shè)市場，促進建筑業(yè)的發(fā)展，提高工程建設(shè)的效益，起著非常重要的作用。它有利于促進雙方加強內(nèi)部管理，嚴格履行合同；有助于雙方提高管理水平和素質(zhì)；有助于加強合同管理、維護市場正常秩序；有助于雙方更快地適應國際慣例；有助于對外承包的開展。我國法律規(guī)定工程索賠就是追加合同價款，屬于工程造價構(gòu)成。隨著市場經(jīng)濟體制的深入發(fā)展，索賠在項目管理中變得越來越重要。因此，索賠是承包商或業(yè)主在工程項目管理中不可缺少的重要工作內(nèi)容，應當重視索賠管理，加強索賠意識，做好索賠管理對提高項目管理業(yè)務能力和工程項目建設(shè)管理綜合水平、以至企業(yè)如何溶入市場和實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展都具有十分重要意義。