托書是訂艙委托書的簡稱，是指承運(yùn)人或其代理人在接受發(fā)貨人或貨物托運(yùn)人的訂艙時(shí)，根據(jù)發(fā)貨人的口頭或書面申請(qǐng)貨物托運(yùn)的情況據(jù)以安排集裝箱貨物運(yùn)輸而制訂的單證。
發(fā)貨人/委托人給向貨代訂艙，需給貨代一個(gè)訂艙委托書。貨代根據(jù)訂艙委托書上載明的貨物信息和要求向承運(yùn)人(船公司、航空公司、合作同行等)訂艙。
訂艙確認(rèn)書
貨代向承運(yùn)人訂艙時(shí)，也要向承運(yùn)人發(fā)送托書，承運(yùn)人根據(jù)托書安排艙位，且給委托方一個(gè)bookingconfirmation或bookingacknowledgement一般指的是訂艙確認(rèn)書--是承運(yùn)人反饋給委托方的艙位確認(rèn)文件。
華南地區(qū)叫ship ping order(s/o)，入倉單、裝運(yùn)通知單。和訂艙確認(rèn)書通常具有相同的功能。地方叫法不同。
托書主要內(nèi)容
托書沒有固定格式，大體上和提單的內(nèi)容和格式差不多，發(fā)貨人或貨代可以自己制作訂艙委托書，不同進(jìn)出口公司繕制的委托書不盡相同。主要內(nèi)容如下:
1.發(fā)貨人信息
公司名字，地址，電話，郵編，usci號(hào)碼(統(tǒng)一信用代碼)，如果沒有usci號(hào)，無法上艙單
2.收貨人信息
公司名字，地址，電話，郵編，所在國家或者地區(qū)的法定企業(yè)注冊(cè)代碼，如果沒有代碼，無法上艙單，如果收貨人信息錯(cuò)誤，國外無法收貨清關(guān)。后續(xù)修改費(fèi)用不低，也有一些國家還有給錢也修改不過來的情況。
3.裝運(yùn)港、卸貨港
卸貨港需要注意的是美國很多內(nèi)陸港口，需要備注好州名
巴生、馬尼拉等東南亞港口，需要備注是到具體哪個(gè)碼頭，俄羅斯的圣彼得堡也需要指定碼頭，分別為plpfctctsp等。
4.品名
英文/報(bào)關(guān)的中文品名，貨物一旦出運(yùn)，品名不可以改，當(dāng)貨物含有液體，粉末，油，磁，電池等需要鑒定證明安全的時(shí)候品名更加重要，務(wù)必和鑒定書統(tǒng)一，如果不統(tǒng)一后果就是貨棧不收單，貨物影響起飛等。
特別注意的是hs編碼，遇到有多個(gè)品名的需要及時(shí)提供多品名。如遇到提單顯示與訂艙不一致，會(huì)產(chǎn)生更改的費(fèi)用及高額的罰金。
5.件數(shù)、尺寸重量等
運(yùn)費(fèi)的支付方式包括預(yù)付、到付以及第三方付費(fèi)，第三方付費(fèi)的需要注意，提供詳細(xì)的第三方付費(fèi)方信息
6.其他
目的港的免用箱要求需要在下托書的時(shí)候就備注好?？蛻羧魧?duì)于海船船期有要求，也要在托書上寫明。
此外如有異地還箱等要求，都需要在下托書時(shí)就備注，方便及時(shí)處理。
托書的信息要盡可能的完整準(zhǔn)確，這樣可以提高工作效率，更快的訂艙放艙。
托書注意事項(xiàng)
1）確認(rèn)委托書所載品名是否是危險(xiǎn)品，是否是液體(對(duì)接載液體以及電池有其他要求)確認(rèn)品名的另外一個(gè)作用就是查明貨物是否對(duì)該產(chǎn)品存在海關(guān)監(jiān)管條件。
2）確認(rèn)件數(shù)，確認(rèn)貨物尺寸體積是否超過裝載裝箱能力。
3）委托書是預(yù)配艙單以及提單確認(rèn)的初步依據(jù)，如果一次性正確可為提單確認(rèn)省去許多麻煩。
4）如需要投保，熏蒸、打托纏膜、拍照、換單、買單、要在訂艙委托書顯要位置注明。
5）所訂船期受到外商訂購合同，備貨時(shí)間，商檢時(shí)間等制約，根據(jù)時(shí)間合理安排訂艙日期。