企業(yè)想要不斷的向前發(fā)展，不斷的茁壯成長必須重視合同管理。在合同上明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。隨著當(dāng)今社會(huì)的不斷完善發(fā)展和人們法律意識(shí)的不斷提高，內(nèi)容完善、履行良好的合同管理工作對(duì)企業(yè)運(yùn)用法律手段維護(hù)合法權(quán)益，防止財(cái)產(chǎn)流失、提高經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)市場競爭力的重要手段和保證。下面本文將從以下幾方面正確認(rèn)識(shí)合同管理。
一、合同管理在企業(yè)管理中的重要性
許多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者非常重視企業(yè)管理工作，但是他們不知道合同管理也是企業(yè)管理的重要組成部分，同他們談營銷管理、質(zhì)量管理，口若懸河，侃侃而談，但一同他們談合同時(shí)，變無話可說，仿佛合同管理與他們的企業(yè)管理無關(guān)，只是律師或者是公司法律事務(wù)部門的事情。其實(shí)這是種誤解，企業(yè)管理說到底是對(duì)企業(yè)行為的管理，是對(duì)利潤目標(biāo)的管理，是企業(yè)獲取利潤的管理，而合同直接關(guān)系到企業(yè)的收支，是企業(yè)利潤的載體，如果不管好合同，如何管理好企業(yè)？
對(duì)市場來說，企業(yè)合同管理的重要性和必要性在于：實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)市場的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠信，提升企業(yè)的品牌和形象，是企業(yè)更牢固的立足市場，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。
對(duì)企業(yè)來說，合同管理的重要性和必要性在于：一方面使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，滿足市場的重要，提高企業(yè)適應(yīng)市場和參與市場競爭的能力；另一方面是使企業(yè)在履約過程中維護(hù)自身合同權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
二、合同管理中存在的主要問題
1、合同管理僅集中在法律事務(wù)部門
在企業(yè)中，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者或業(yè)務(wù)往往會(huì)說：“合同管理是法律部門的事情，我不太清楚”，其實(shí)這是不對(duì)的，在企業(yè)內(nèi)部，合同管理絕對(duì)不只是法律部分或律師的事情，也不是一兩個(gè)部門或者崗位的問題。在企業(yè)內(nèi)部，合同管理是各個(gè)部門和崗位面對(duì)一份合同時(shí)應(yīng)既相互協(xié)作又相互監(jiān)督，認(rèn)真履行合同的法律、經(jīng)濟(jì)、專業(yè)審查。企業(yè)的合同管理，應(yīng)當(dāng)從頭至尾的所有各個(gè)相關(guān)部門和崗位共同參與，只有這樣實(shí)現(xiàn)企業(yè)的合同利益才有保障。
2、在合同簽訂、履行全過程出現(xiàn)問題
在合同簽訂階段，存在應(yīng)該簽訂書面合同但為了圖省事、不簽合同；有國家標(biāo)準(zhǔn)合同范本未使用范本；草擬文本中文字不嚴(yán)謹(jǐn)，容易發(fā)生歧義；合同條款掛一漏萬，不全面、不完整、有缺陷、有漏洞等問題。
合同全過程管理中存在變更合同不及時(shí)的問題，由于市場瞬息萬變，在合同履行過程中合同變更是正常的事情，問題在于不少負(fù)責(zé)履行的管理人員缺乏這種及時(shí)變更的意識(shí)，結(jié)果導(dǎo)致了損失。合同履行完畢后，合同文本等資料、合同履行過程、有關(guān)問題的處理形成的相關(guān)文書，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，也是發(fā)生糾紛后處理問題的依據(jù)。因此應(yīng)妥善保管相關(guān)資料，建立合同對(duì)方資料庫。這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題是相關(guān)資料保管在不同部門，各部門相互溝通不夠，不能形成一個(gè)完整的資料系統(tǒng)。
3、在合同審查、監(jiān)督和控制過程中存在的問題
首先，部分企業(yè)高級(jí)管理人員對(duì)合同管理的全過程性、動(dòng)態(tài)性和系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)不夠，合同管理思想落后，導(dǎo)致在實(shí)際管理當(dāng)中走彎路。其次，規(guī)章制度不完善，合同簽訂權(quán)限不明，對(duì)合同管理的其它方面規(guī)定的不多，實(shí)際可操作性不強(qiáng)。再次，合同管理人員專業(yè)水平不高，法律意識(shí)不強(qiáng)。有的企業(yè)合同管理員隊(duì)伍建立時(shí)間比較短，經(jīng)驗(yàn)不成熟，雖然對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營比較了解，但是法律專業(yè)水平不高，法律意識(shí)不強(qiáng)。最后，合同管理制度執(zhí)行不力，監(jiān)督力度弱，考核不嚴(yán)格。有的企業(yè)制訂了較為完備的合同管理規(guī)章制度，但是在制度落實(shí)上做的不夠，上級(jí)部門對(duì)下級(jí)單位沒有做到經(jīng)常性的監(jiān)督、檢查和考核，缺乏必要的威懾力。
三、解決合同管理問題的主要對(duì)策
1、完善合同管理機(jī)制。
法律經(jīng)濟(jì)學(xué)認(rèn)為，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)主要來源于對(duì)未來預(yù)測不足和對(duì)方的機(jī)會(huì)主義行為。這對(duì)我們有理論指導(dǎo)意義，合同管理機(jī)制也應(yīng)當(dāng)主要針對(duì)這兩點(diǎn)。企業(yè)若對(duì)未來可能發(fā)生的情況作充分估計(jì)、對(duì)對(duì)方行為做出準(zhǔn)確判斷和制約，需要經(jīng)過技術(shù)、經(jīng)濟(jì)商務(wù)等職能部門和法律部門做詳細(xì)的論證，然后將論證結(jié)果傳遞給企業(yè)決策機(jī)構(gòu)，做出盡可能準(zhǔn)確的決定，并對(duì)做出決定的合同行為進(jìn)行跟蹤管理。
完善的合同管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：
一是明確職能分工。企業(yè)里沒有任何一個(gè)部門能了解、判斷一切問題，在專業(yè)化分工越來越精細(xì)的現(xiàn)代社會(huì)，只有分工明確、方向?qū)Ｒ徊拍茏龅酶谩Ｒ虼诵枰押贤芾淼母黜?xiàng)職責(zé)分解到企業(yè)相應(yīng)部門或機(jī)構(gòu)。
二是設(shè)計(jì)合理管理程序。這一程序既要整體表現(xiàn)企業(yè)的管理理念，又要具體的體現(xiàn)授權(quán)權(quán)限、部門分工、流轉(zhuǎn)順序等內(nèi)容，一般要重點(diǎn)突出法律部門的把關(guān)職能，因?yàn)楹贤暮戏ㄐ院蛧?yán)密性是合同得以生效的基礎(chǔ)。在大部分企業(yè)里，管理程序通過會(huì)簽審批來體現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的立項(xiàng)、簽訂、履行、結(jié)算全過程管理。
三是嚴(yán)格考核，保證各個(gè)部門或機(jī)構(gòu)的權(quán)力和責(zé)任相統(tǒng)一。企業(yè)必須把合同管理內(nèi)容納入職能考核目標(biāo)，建立合同管理工作業(yè)績考評(píng)制度，并與薪金掛鉤，起到激勵(lì)和監(jiān)督的雙重作用。
2、合同管理制度保障優(yōu)先
要實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的全過程管理，是合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定對(duì)本企業(yè)切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的落實(shí)程序決定管理的成敗，一定要做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
3、嚴(yán)把重大合同審查關(guān)。
把涉及到公司經(jīng)營生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同作為合同管理工作的重點(diǎn)對(duì)象，從合同項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事人資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛預(yù)警和處理的全過程，都有法律專業(yè)人員參與，嚴(yán)格管理和控制，有力預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。
4、提高合同管理人員的素質(zhì)。
做好企業(yè)的合同管理工作，光有一套管理體系是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。企業(yè)必須努力培養(yǎng)造就一支敬業(yè)精神強(qiáng)、法律專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的復(fù)合型法律骨干隊(duì)伍。合同管理人員最好有法律從業(yè)資格或企業(yè)法律顧問資格，在使用過程中堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰的原則。對(duì)合同管理人員必須實(shí)行崗位責(zé)任制，明確他們的責(zé)、權(quán)、利，建立競爭機(jī)制。要高度重視法律人才培養(yǎng)，積極創(chuàng)造條件，促進(jìn)法律人員隊(duì)伍不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。法律工作人員不僅要具備精深的法律專業(yè)知識(shí)，而且還要具備企業(yè)經(jīng)營管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累和鍛煉。
5、強(qiáng)調(diào)合同履行跟蹤監(jiān)督和結(jié)算管理。
合同管理的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，所以，法律事務(wù)部門對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的，通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門反饋，防止違約行為的發(fā)生。另外，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，法律事務(wù)部門同財(cái)務(wù)部門密切配合；把好合同的結(jié)算至關(guān)重要，這既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同履行的監(jiān)督。
6、及時(shí)化解和處理違約糾紛。
法律事務(wù)部門審查合同應(yīng)選擇適合的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款顯得很重要，一旦發(fā)生違約情形，法律事務(wù)部門要區(qū)別情況、評(píng)估得失，及時(shí)通過律師函、律師意見書、法律建議書等形式及時(shí)提出解決糾紛建議方案，并靈活采用協(xié)商、調(diào)解、和解等方式短時(shí)間低成本的化解糾紛，在必要時(shí)啟動(dòng)仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合同權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。
總而言之，合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。成功的企業(yè)合同管理，需要借助科學(xué)的信息化管理手段來輔助管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全生命周期（包括：合同準(zhǔn)備、起草、評(píng)審、用印、簽訂、執(zhí)行控制、歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等）及360度合同相關(guān)信息（包括：供貨商/客戶、應(yīng)收應(yīng)付、合同進(jìn)度、合同發(fā)票、合同交付物等）的電子化管控，使貨/服務(wù)、票、款一致可控，加速應(yīng)收到款，合理合約付款，提高運(yùn)營效率，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。只有這樣合同管理才能真正到位，履行責(zé)任才能真正落實(shí)，將企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，滿足市場的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場和參與市場競爭的能力，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。