滕州市馬河水庫除險(xiǎn)加固工程總投資1.12億元，工期兩年半（2002年6月至2004年12月）。作為一項(xiàng)大型水利工程，從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開工建設(shè)，形成了大量的檔案資料，做好這些資料的收集與管理，對(duì)促進(jìn)工程建設(shè)，保障水庫工程今后的運(yùn)行與管理，具有十分重要的意義。本文立足馬河水庫除險(xiǎn)加固工程建設(shè)，通過對(duì)工程建設(shè)中檔案資料的搜集、管理、利用等方面進(jìn)行初步探討，以期對(duì)大型水利工程建設(shè)中的檔案管理工作有所裨益。
一、領(lǐng)導(dǎo)重視，確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性。
馬河水庫于1960年5月建成蓄水，總庫容1.38億立方米。受當(dāng)時(shí)的技術(shù)和條件制約，加之四十多年的運(yùn)行，水庫樞紐工程存在著嚴(yán)重質(zhì)量隱患。1999年5月26日，棗莊市水利局、計(jì)委以棗計(jì)農(nóng)字（1999）125號(hào)文向省計(jì)委、省水利廳呈報(bào)了《關(guān)于馬河水庫保安全工程立項(xiàng)報(bào)告》，由此，拉開了水庫除險(xiǎn)加固工程立項(xiàng)工作的序幕。
在申請(qǐng)立項(xiàng)工作中，市、局領(lǐng)導(dǎo)多次明確指示，一定要做好立項(xiàng)過程中產(chǎn)生的檔案資料的整理歸檔工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性。2002年2月22日，水利部淮河水利委員會(huì)批復(fù)《馬河水庫除險(xiǎn)加固工程初步設(shè)計(jì)報(bào)告》，在組建工程建設(shè)處時(shí)，同時(shí)設(shè)立了工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由處主任任組長，有關(guān)科室負(fù)責(zé)人任成員，并明確了一名專職、四名兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的整理歸檔工作。對(duì)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工中形成的報(bào)告、批復(fù)、圖紙、合同、標(biāo)書、帳冊(cè)、備忘錄、協(xié)調(diào)文件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)等資料悉數(shù)歸檔。在一線跟班作業(yè)的技術(shù)人員，堅(jiān)持做好施工記錄，工程階段驗(yàn)收以后，即將記錄移交檔案室歸檔。對(duì)一時(shí)難以判定的材料，先整理歸檔，三個(gè)月后經(jīng)主任或分管主任審查后再?zèng)Q定取舍。并利用磁帶、光盤、膠卷、實(shí)物等多種形式，盡量全面、系統(tǒng)地記錄工程建設(shè)原貌，展現(xiàn)建設(shè)風(fēng)采。
大型水利工程一般都是國家重點(diǎn)工程，其建設(shè)規(guī)模大、時(shí)間長、要求嚴(yán)，在施工中還會(huì)創(chuàng)造許多新工藝、新技術(shù)，如不及時(shí)記錄、收集、歸檔，對(duì)工程建設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。而詳細(xì)、全面地記載施工過程，并及時(shí)收集歸檔，沒有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，沒有施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，沒有檔案管理人員的勤奮敬業(yè)，是不可能做到的。
二、健章立制，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
為規(guī)范檔案資料的管理，工程建設(shè)處根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》及水利部《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)，制訂了《檔案員崗位責(zé)任制》、《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度，對(duì)檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴(yán)格規(guī)定。為提高工程檔案管理水平，建設(shè)處采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來的辦法，派人赴日照水庫、跋山水庫學(xué)習(xí)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，到市檔案局參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并請(qǐng)檔案業(yè)務(wù)專家指導(dǎo)、幫助建檔立冊(cè)。
為改善檔案保管條件，該處注重加強(qiáng)檔案室建設(shè)，配備了鐵制櫥、滅火器、吸塵器、空調(diào)、裱糊等一系列設(shè)備，保證檔案管理達(dá)到防盜、防鼠、防蟲等八防要求。同時(shí)，還配備了計(jì)算機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，基本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化，使各類檔案資料條目清楚，存放有序，管理規(guī)范，從未發(fā)生過檔案資料的丟失、損壞、泄密等現(xiàn)象。
對(duì)于大型水利工程的建設(shè)，在基層工作的同志一般都很少參與，對(duì)其中的檔案管理更是陌生。因此，工程檔案管理人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，增強(qiáng)責(zé)任心和榮譽(yù)感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，使大型水利工程建設(shè)的檔案管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平。特別在工程檔案轉(zhuǎn)入工管單位管理使用以后，要注意從計(jì)算機(jī)管理入手，利用網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)，豐富信息資源，建立專題數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化，減輕管理人員的工作強(qiáng)度，提高存檔質(zhì)量和工作效率。
三、用活檔案，發(fā)揮檔案存史資政的積極作用。
除險(xiǎn)加固工程開工建設(shè)以后，增加了許多新的檔案材料，同時(shí)，查詢、借閱、復(fù)制檔案資料的工作明顯增多。圍繞工程建設(shè)的實(shí)際，檔案管理人員廣泛收集資料，盡力提供資料，注意用活檔案，讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去。在工作中，他們注意腿勤、口勤、手勤，講究熱心、細(xì)心、耐心。不論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般技術(shù)人員查閱檔案資料，他們都熱情服務(wù)，不僅提供直接材料，還根據(jù)需要提供相關(guān)材料；不僅提供文字材料，還盡量提供圖片、錄像等直觀材料；不僅提供現(xiàn)有工程材料，還相應(yīng)提供外地優(yōu)質(zhì)工程材料。在嚴(yán)格履行審批手續(xù)，切實(shí)做好安全保密工作的同時(shí)，注意發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，在服務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，努力提高檔案的管理水平。
大型水利工程的效益大，風(fēng)險(xiǎn)也大，其檔案資料不同于一般的歷史資料，對(duì)工程的運(yùn)行、安全有直接影響。因此，搜集與管理好工程建設(shè)時(shí)期的檔案資料至關(guān)重要。同時(shí)，要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，注重運(yùn)用、發(fā)揮好工程檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，在檔案的利用與服務(wù)中體現(xiàn)檔案價(jià)值，維護(hù)大型水利工程的安全運(yùn)行。筆者最近在一些地方考察時(shí)發(fā)現(xiàn)，“創(chuàng)建極品工程”似乎已經(jīng)成為一句時(shí)髦的口號(hào)，一些工程項(xiàng)目包括個(gè)別基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的施工現(xiàn)場掛起了“創(chuàng)建極品工程”的橫幅。以“極品工程”為目標(biāo)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量進(jìn)行標(biāo)新立異，不失為有效的宣傳手段，但作為質(zhì)量目標(biāo)而言，這一提法值得商榷。
“極品工程”是錯(cuò)誤的概念
顧名思義，“極品工程”就是質(zhì)量水平達(dá)到極致，不可能被超越的工程。但任何事物發(fā)展的過程，都遵循著由量變到質(zhì)變，再到新的量變的螺旋式上升的規(guī)律。這個(gè)過程沒有極限和終點(diǎn)。工程質(zhì)量作為反映建筑實(shí)體滿足法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同文件的明確規(guī)定及社會(huì)其它隱含需要的能力的特性之總和，同樣遵循這一根本規(guī)律。用歷史和發(fā)展的眼光去考察，人類社會(huì)對(duì)工程項(xiàng)目的要求不斷豐富、提高；而隨著社會(huì)生產(chǎn)力的進(jìn)步，工程技術(shù)水平、管理水平和質(zhì)量水平也不斷被超越。“極品工程”卻否定了質(zhì)量的發(fā)展，反映了對(duì)質(zhì)量的僵化認(rèn)識(shí)。
另一方面，現(xiàn)代質(zhì)量管理強(qiáng)調(diào)的是，持續(xù)的質(zhì)量改進(jìn)是質(zhì)量管理的永恒目標(biāo)，質(zhì)量改進(jìn)貫穿質(zhì)量管理的全過程。一個(gè)企業(yè)的微觀管理，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量水平的提高；政府主管部門的宏觀管理，則要實(shí)現(xiàn)全行業(yè)質(zhì)量水平的提高。如果質(zhì)量水平達(dá)到極致，就沒有了質(zhì)量改進(jìn)的余地，也喪失了質(zhì)量管理的意義。所以，“極品工程”有悖于質(zhì)量管理的基本原則。
工程質(zhì)量具有影響因素多、易波動(dòng)、變異大、隱蔽性和終檢局限性的特點(diǎn)。對(duì)于工程質(zhì)量，既不可能對(duì)組成工程的所有“點(diǎn)”進(jìn)行檢驗(yàn)，也不可能在建成后進(jìn)行拆卸或解體檢驗(yàn)，而是在對(duì)樣本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行判斷。而樣本數(shù)據(jù)所具有的波動(dòng)性和統(tǒng)計(jì)規(guī)律性，也決定了工程質(zhì)量不能夠用“極品”之類的詞匯作為評(píng)價(jià)。
“極品工程”產(chǎn)生的原因
近年來，工程質(zhì)量成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)，提高工程質(zhì)量水平已成為全社會(huì)的迫切要求。但一些建筑企業(yè)強(qiáng)調(diào)工程質(zhì)量，卻沒有在認(rèn)識(shí)工程質(zhì)量的內(nèi)在規(guī)律、研究工程質(zhì)量管理的科學(xué)方法上下真功夫。正是管理者對(duì)工程質(zhì)量的一知半解制造了“極品工程”這樣一個(gè)“夾生”的概念。“極品工程”從一個(gè)側(cè)面反映了建筑企業(yè)質(zhì)量管理知識(shí)匱乏的現(xiàn)狀與全社會(huì)提高工程質(zhì)量的要求的矛盾。
“極品工程”的現(xiàn)象也是一些建筑企業(yè)質(zhì)量管理游離于經(jīng)營管理之外，項(xiàng)目質(zhì)量目標(biāo)與合同要求脫節(jié)的結(jié)果。在很多建筑企業(yè)，質(zhì)量停留在口號(hào)里，并沒有真正貫徹到?jīng)Q策者的頭腦里，融入企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的戰(zhàn)略中。經(jīng)常是搞經(jīng)營的人，質(zhì)量意識(shí)淡漠；另一方面，質(zhì)量管理人員又沒有資格參與經(jīng)營決策。長此以往，質(zhì)量管理文件變成表面文章，質(zhì)量策劃只是走過場，項(xiàng)目質(zhì)量目標(biāo)流于形式。
“極品工程”的危害
首先，“極品工程”盲目追求單一的質(zhì)量目標(biāo)，將嚴(yán)重沖擊和干擾其它項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。從項(xiàng)目管理的角度分析，工程項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)是項(xiàng)目目標(biāo)系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，質(zhì)量、進(jìn)度、投資三大目標(biāo)是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的整體。工程質(zhì)量受到進(jìn)度、投資等條件的制約。“極品工程”片面地、無限地提高質(zhì)量要求，勢必帶來投資浪費(fèi)和工期延誤。
其次，“極品工程”不利于實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制。目標(biāo)規(guī)劃是目標(biāo)控制的前提，“極品工程”作為極端的質(zhì)量目標(biāo)，給項(xiàng)目質(zhì)量控制打下了錯(cuò)誤的基礎(chǔ)。同時(shí)，“極品工程”極大地增加了質(zhì)量控制的工作量，而且事倍功半，很容易挫傷質(zhì)量管理人員的積極性，致使效率下降，進(jìn)而形成惡性循環(huán)。甚至于為了完成質(zhì)量指標(biāo)、實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意志，“極品工程”還有可能產(chǎn)生偽造質(zhì)量記錄、隱瞞質(zhì)量事故等現(xiàn)象。果真如此的話，“極品工程”就不僅是不利于實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制，而是站到了質(zhì)量控制的對(duì)立面。