視頻會議問世初期，由于體積較大，價格昂貴，通常屬于大企業(yè)單位的專屬。隨著視頻會議的發(fā)展和價格的調(diào)整，它已經(jīng)逐漸進(jìn)入大眾企業(yè)，企業(yè)對視頻會議的需求也越來越大，有了需求，就需要做價格預(yù)算，然后根據(jù)公司實(shí)際情況選擇適合自己的視頻會議產(chǎn)品。
視頻會議系統(tǒng)的價格預(yù)算主要指的是這兩方面：是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，現(xiàn)在的視頻會議系統(tǒng)都是基于網(wǎng)絡(luò)，且對寬帶的需求也有所不同，高清視頻會議運(yùn)行相對于標(biāo)清要更高一些，實(shí)際需要根據(jù)會場點(diǎn)數(shù)再做具體計算。第二是會議室環(huán)境，假如視頻會議系統(tǒng)在固定會議室中使用，那么會議室的裝修費(fèi)用、音響費(fèi)用、視頻輸出設(shè)備如投影儀、顯示屏等也應(yīng)該計算在內(nèi)。
視頻會議系統(tǒng)根據(jù)客戶的需求不一樣的話，預(yù)算也會存在很大的差異，硬件系統(tǒng)性能相對軟件更穩(wěn)定，造價也要高一些，通常會在固定會場使用;軟件系統(tǒng)使用更方便，特別會場不固定的情況下。一般來講，系統(tǒng)本身的投資費(fèi)用分為：視頻會議服務(wù)器的采購費(fèi)用，視頻會議系統(tǒng)及攝像機(jī)等周邊設(shè)備的采購費(fèi)用等。