工程技術(shù)資料案卷的編目要求有哪些?
1)卷內(nèi)文件頁號的編制:
①卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號,頁號從“1”開始。
②頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。
③印刷成冊的科技文件,自成一卷的,不必重新編寫頁號,原目錄可代替卷內(nèi)目錄。
④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號。
2)卷內(nèi)目錄的編制:
①卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。(表76)
②序號:以一份文件為單位,用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。
③責(zé)任者:填寫文件的直接形成單位,有多個責(zé)任者時,選擇一個主要責(zé)任者,其余用“等”代替。
④文件編號:填寫文件的文號或圖號。
⑤日期:填寫文件形成的日期或起止日期(竣工圖填寫竣工圖章上的日期)。
⑥頁次:填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號,最后一份文件填寫起止頁號。
3)卷內(nèi)備考表的編制:
①卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件尾頁之后。(表77)
②卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù)),以及立卷單位對案卷情況的說明。
4)案卷封面的編制:
①案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面。(表78)
②卷案封面的內(nèi)容應(yīng)包括:檔號、檔案館代號、卷案題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限,共幾卷、第幾卷。
③檔號、檔案館代號應(yīng)由檔案保管單位填寫。
④案卷題名應(yīng)簡明、準確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。卷案題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。
⑤編制單位:填寫卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者,有多個形成單位時,選擇其中一個主要的,其余用“等”代替。
⑥起止日期:填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。
⑦保管期限分為永久、長期、短期三種。
⑧密級分為絕密、機密、秘密三種。